Baik individu maupun pemilik usaha kecil sering kali menyewa kontraktor independen untuk membantu menyelesaikan proyek jangka pendek dan jangka panjang. Dengan kontraktor independen, Anda tidak perlu khawatir tentang pemotongan pajak gaji. Untuk menyewa kontraktor independen, buatlah kontrak yang secara jelas mendefinisikan hubungan Anda dan pekerjaan yang akan dilakukan orang tersebut untuk Anda. Setelah kontraktor Anda menyelesaikan pekerjaan, pastikan Anda mengajukan formulir pajak yang sesuai dan melakukan pembayaran yang diperlukan untuk cakupan kompensasi pekerja.
Langkah
Metode 1 dari 3: Membuat Kontrak Hukum
Langkah 1. Cari formulir atau templat secara online
Saat Anda menyusun kontrak untuk menyewa kontraktor independen, Anda tidak harus memulai dari awal. Instansi pemerintah, firma hukum, dan layanan hukum lainnya menyediakan formulir gratis yang dapat Anda salin dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda.
- Template yang dirancang untuk kontraktor independen di industri yang sama akan lebih mudah Anda adaptasi. Misalnya, jika Anda mempekerjakan seorang penulis lepas untuk menghasilkan konten untuk situs web Anda, Anda tidak perlu menggunakan templat perjanjian yang dirancang untuk kontraktor konstruksi.
- Idealnya, Anda harus menemukan perjanjian yang dirancang untuk digunakan di negara bagian tempat Anda tinggal (atau di mana pekerjaan akan dilakukan) dan dirancang atau ditinjau oleh seorang pengacara.
Langkah 2. Identifikasi pihak-pihak dalam perjanjian
Perjanjian Anda harus mencantumkan nama resmi Anda dan kontraktor independen Anda. Jika kontraktor independen memiliki LLC atau korporasi, gunakan nama resmi bisnis daripada nama individu kontraktor.
Dalam kontrak, biasanya mengeja nama resmi satu kali pada awalnya dan merujuk ke pihak dengan judul umum di seluruh sisa kontrak. Misalnya, Anda mungkin menyebut diri Anda sebagai "klien" dan kontraktor independen sebagai "kontraktor"
Langkah 3. Sertakan periode waktu tertentu
Umumnya, ketika Anda menyewa kontraktor independen, Anda hanya membutuhkan layanan mereka untuk waktu yang singkat. Kontrak harus menyatakan secara spesifik kapan hubungan kontraktual dimulai dan kapan akan berakhir.
- Bahkan jika Anda bermaksud kontrak berakhir ketika pekerjaan selesai, Anda masih menginginkan tenggat waktu kontrak di mana pekerjaan harus diselesaikan.
- Jika Anda menginginkan hubungan itu untuk jangka panjang, periksa undang-undang negara bagian Anda atau konsultasikan dengan pengacara ketenagakerjaan untuk mengetahui apakah ada batasan di negara bagian Anda mengenai lamanya kontrak.
Langkah 4. Jelaskan pekerjaan yang akan dilakukan
Kontrak Anda harus mencakup bagian yang menetapkan secara spesifik apa yang akan dilakukan kontraktor untuk Anda, termasuk apa yang akan menjadi tanggung jawab mereka dan bagaimana kinerja mereka akan dievaluasi.
- Jika kontraktor diharuskan menggunakan alat atau sumber daya mereka sendiri, sertakan informasi ini dalam deskripsi pekerjaan Anda.
- Sertakan informasi apa pun tentang bagaimana pekerjaan yang telah selesai akan dikirimkan atau dikirimkan kepada Anda, jika perlu.
Langkah 5. Berikan syarat pembayaran
Satu bagian dari perjanjian Anda harus menyatakan secara spesifik berapa banyak kontraktor dibayar untuk layanan mereka, serta kapan dan bagaimana Anda melakukan pembayaran. Sertakan kondisi apa pun yang ingin Anda tempatkan pada pembayaran akhir.
- Misalnya, jika Anda menyewa kontraktor untuk merombak dapur Anda, Anda dapat melakukan pembayaran terakhir kepada kontraktor bergantung pada pemeriksaan kelulusan pekerjaan.
- Sertakan cara pembayaran. Jika Anda membayar melalui layanan pihak ketiga yang mengenakan biaya, kontrak Anda harus menyatakan apakah Anda atau kontraktor bertanggung jawab untuk membayar biaya tersebut.
Langkah 6. Tentukan orang tersebut sebagai kontraktor independen
Semua perjanjian kontraktor independen mencakup bahasa hukum yang menyatakan bahwa orang tersebut adalah kontraktor independen dan bukan karyawan Anda. Ini mungkin termasuk deskripsi singkat tentang tanggung jawab yang dimiliki kontraktor sebagai akibat dari hubungan ini.
- Dalam beberapa kasus, mungkin cukup dengan menyertakan pernyataan yang mengatakan "Dalam memberikan layanan berdasarkan perjanjian ini, para pihak setuju bahwa Kontraktor adalah kontraktor independen dan bukan karyawan Klien."
- Beberapa negara bagian mungkin memerlukan bahasa khusus untuk membuat hubungan kontraktor independen. Pastikan formulir atau templat apa pun yang Anda gunakan dirancang agar sah secara hukum di negara bagian Anda.
Langkah 7. Dapatkan kontrak ditandatangani sebelum pekerjaan dimulai
Menandatangani kontrak sebelum kontraktor independen mulai bekerja untuk Anda memastikan bahwa kontrak akan mengatur secara hukum pekerjaan yang dilakukan. Jika kontraktor mulai bekerja sebelum menandatangani kontrak, mereka kemudian dapat berargumen bahwa mereka menyetujui sesuatu yang berbeda.
Anda dan kontraktor harus menandatangani kontrak. Setelah semua tanda tangan ada, buat salinan kontrak yang ditandatangani untuk kontraktor dan catatan Anda sendiri
Metode 2 dari 3: Mengurus Masalah Pajak
Langkah 1. Gunakan Formulir SS-8 untuk mendapatkan penetapan resmi dari IRS
Jika Anda memiliki pertanyaan tentang apakah orang yang Anda pekerjakan akan diklasifikasikan sebagai kontraktor independen atau karyawan, IRS akan membuat keputusan untuk Anda.
- Cukup memanggil orang tersebut sebagai kontraktor independen mungkin tidak cukup. IRS mengevaluasi fakta dalam 3 kategori umum - kontrol perilaku, kontrol keuangan, dan jenis hubungan - untuk menentukan apakah seseorang adalah kontraktor independen.
- Anda atau kontraktor dapat mengajukan Formulir SS-8 kapan saja. Anda menetapkan fakta tentang hubungan pada formulir, kemudian IRS mengevaluasi fakta tersebut dan memutuskan apakah orang tersebut adalah kontraktor atau karyawan independen.
- Jika Anda ingin mengajukan Formulir SS-8, lakukan sesegera mungkin. Diperlukan waktu selama 6 bulan bagi IRS untuk mengevaluasi formulir dan membuat keputusan.
Langkah 2. Minta kontraktor mengisi Formulir W-9
Formulir W-9 digunakan untuk mendapatkan nama lengkap resmi kontraktor independen dan nomor identifikasi pajak. Nomor identifikasi pajak kontraktor dapat berupa nomor Jaminan Sosial atau nomor identifikasi pemberi kerja (EIN).
Saat kontraktor mengembalikan W-9 mereka kepada Anda, simpan di arsip Anda setidaknya selama 4 tahun. Anda mungkin perlu menunjukkannya ke IRS jika ada pertanyaan tentang pajak Anda
Langkah 3. Ajukan Formulir 1099-MISC jika Anda membayar kontraktor lebih dari $600
Saat Anda membayar kontraktor independen, Anda harus menyerahkan pengembalian informasi ke IRS yang menyatakan berapa banyak Anda membayar mereka. Sebenarnya membayar pajak atas penghasilan itu adalah tanggung jawab kontraktor.
Anda juga dapat mengisi Formulir 1099 dan mengirimkannya kepada karyawan tersebut, meskipun Anda tidak diharuskan melakukannya
Langkah 4. Ajukan semua laporan yang diperlukan dengan negara bagian Anda
Khususnya jika Anda adalah bisnis kecil, Anda mungkin diminta untuk mengajukan laporan informasi kepada departemen tenaga kerja dan pajak negara bagian Anda jika Anda menyewa kontraktor independen.
- Untuk mengetahui laporan apa yang diperlukan, hubungi kantor pajak negara bagian Anda atau agen tenaga kerja negara bagian Anda.
- Negara mungkin memiliki aturan yang berbeda dari IRS mengenai apakah seorang pekerja diklasifikasikan sebagai kontraktor independen atau karyawan untuk pajak atau tujuan lain. Cari tahu di departemen tenaga kerja negara bagian Anda, atau bicaralah dengan pengacara ketenagakerjaan setempat.
Langkah 5. Periksa undang-undang negara bagian Anda mengenai cakupan kompensasi pekerja
Di beberapa negara bagian, Anda harus membayar pertanggungan kompensasi pekerja untuk kontraktor independen. Untuk mengetahui dengan pasti, hubungi departemen tenaga kerja negara bagian Anda.
Anda biasanya dapat menggunakan situs web departemen untuk mengetahui apakah Anda diharuskan membayar kompensasi pekerja. Mungkin ada daftar faktor yang perlu dipertimbangkan, atau alat yang dapat Anda gunakan untuk menilai dengan cepat apakah Anda perlu membayar pertanggungan kompensasi pekerja
Metode 3 dari 3: Memilih Kontraktor Independen untuk Dipekerjakan
Langkah 1. Identifikasi apa yang Anda butuhkan dari kontraktor independen Anda
Sebelum Anda mulai mencari kontraktor independen, luangkan waktu untuk mencari tahu keterampilan apa yang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang Anda miliki untuk mereka.
- Mempekerjakan kontraktor independen dapat berbeda dari menyewa kontraktor untuk pekerjaan konstruksi atau posisi tenaga kerja lainnya. Metode Anda untuk mengevaluasi keterampilan dan pengalaman mereka juga akan berbeda.
- Misalnya, jika Anda ingin seseorang menulis konten untuk situs web bisnis Anda, Anda dapat meminta sampel tulisan untuk dievaluasi. Jika Anda juga ingin mereka mendesain halaman konten Anda, di sisi lain, Anda mungkin mencari pendidikan atau sertifikasi desain web.
Langkah 2. Mintalah referensi dari teman atau kolega
Jika seseorang yang Anda kenal dan percayai baru-baru ini menyewa kontraktor independen untuk alasan yang sama, tanyakan siapa yang mereka gunakan. Referensi dapat menghemat banyak waktu dan uang untuk memeriksa latar belakang seseorang.
- Cari tahu jenis pekerjaan apa yang biasanya dilakukan kontraktor independen, dan berapa banyak teman atau kolega Anda membayar mereka.
- Tanyakan secara spesifik apakah teman atau kolega Anda keberatan dalam merekomendasikan kontraktor independen, atau apakah mereka memiliki masalah. Masalah yang tidak menjadi masalah bagi mereka mungkin menjadi pemecah kesepakatan bagi Anda.
Langkah 3. Lakukan pemeriksaan latar belakang secara menyeluruh
Bahkan jika kontraktor independen telah direkomendasikan kepada Anda, periksa ulasan kontraktor dan cari tahu semua yang Anda bisa tentang reputasi mereka di industri. Cari online untuk menemukan situs web mereka. Jika mereka memiliki portofolio proyek terbaru, itu dapat memberi Anda gambaran apakah mereka akan bekerja dengan baik untuk Anda.
- Jika mereka memiliki lisensi atau sertifikasi, tanyakan kepada lembaga yang mengeluarkan lisensi atau sertifikasi dan pastikan itu valid dan bereputasi baik.
- Ada sejumlah situs web, seperti Upwork dan Guru, tempat Anda dapat mengiklankan pekerjaan untuk kontraktor independen dan pekerja lepas. Biasanya kontraktor independen kemudian menawar proyek Anda dan Anda dapat memilih salah satu yang ingin Anda gunakan.
Langkah 4. Wawancarai setidaknya 3 kontraktor independen
Berbicara dengan beberapa orang tidak hanya membantu Anda menemukan kontraktor independen terbaik yang memenuhi syarat untuk menangani proyek Anda, tetapi juga memungkinkan Anda menyelesaikan pekerjaan dengan harga yang tepat. Ingatlah jumlah yang bersedia Anda bayar untuk pekerjaan tersebut, dan izinkan kontraktor untuk mengajukan penawaran untuk proyek tersebut.
- Ajukan pertanyaan tentang pengalaman masa lalu mereka dan keahlian materi pelajaran. Cari tahu apakah mereka telah menyelesaikan proyek yang serupa dengan Anda.
- Dapatkan nama klien sebelumnya dengan proyek serupa dengan Anda yang dapat Anda hubungi tentang kontraktor.
Langkah 5. Diskusikan proyek secara rinci
Kontraktor independen Anda harus memiliki ide yang baik di depan pekerjaan apa yang Anda ingin mereka selesaikan, aspek pekerjaan apa yang akan menjadi tanggung jawab mereka, dan berapa lama pekerjaan itu diharapkan berlangsung.
- Terutama jika mereka bekerja untuk klien lain, dapatkan ide bagus tentang berapa jam sehari (atau minggu) yang dapat mereka curahkan untuk proyek Anda. Jika Anda membutuhkannya untuk tersedia selama jam tertentu, beri tahu mereka.
- Jelas tentang harapan Anda untuk proyek dan tujuan Anda untuk penyelesaian. Jika mereka akan diminta untuk membawa alat atau sumber daya mereka sendiri untuk menyelesaikan proyek, beri tahu mereka terlebih dahulu.
