Jika Anda berada di bisnis atau sekolah yang mengharuskan Anda bekerja dengan banyak klien atau proyek, sistem pengarsipan yang tepat sangat penting. Ada beberapa metode untuk mengarsipkan kertas, tetapi pada akhirnya sistem Anda harus mencerminkan kebutuhan Anda. Cara terbaik untuk mempersiapkan sistem yang efisien adalah dengan mencadangkan beberapa hari untuk hanya mengerjakan organisasi.
Langkah
Metode 1 dari 3: Mempersiapkan Sistem Pengarsipan Baru
Langkah 1. Kumpulkan semua bahan Anda
Anda perlu mengkompilasi semua dokumen Anda sebelum mencoba mengatur sistem yang tepat. Pergi melalui semua lokasi Anda mungkin memiliki dokumen dan letakkan semuanya dalam satu tumpukan. Luangkan waktu untuk memastikan Anda dapat dengan benar memperhitungkan semua pekerjaan aktif dan tidak aktif yang Anda miliki.
- Rencanakan sebelumnya dengan mengosongkan ruang meja untuk mengerjakan makalah Anda.
- Jika Anda mengadaptasi dokumen orang lain ke dalam sistem pengarsipan baru, hapus semua dokumen dari sistem saat ini. Akan lebih baik bagi Anda untuk menangani semua dokumen dan mempersiapkan sistem baru.
Langkah 2. Periksa semua dokumen
Ini adalah bagian yang sulit dari proses, tetapi juga merupakan langkah penting untuk menjadi terorganisir. Pisahkan semua file berdasarkan apa adanya, seperti laporan mutasi bank, tagihan kartu kredit, dan pembayaran hipotek. Ini mungkin tampak membosankan, tetapi periksa setiap dokumen di tumpukan Anda untuk menentukan apa yang sedang Anda kerjakan.
- Anda tidak perlu membaca setiap makalah, tetapi skim singkat akan membantu Anda.
- Catatan tempel bagus untuk menandai kertas-kertas penting yang Anda tahu harus Anda luangkan waktu.
Langkah 3. Siapkan tumpukan
Saat Anda mulai memilah-milah dokumen Anda, akan sangat membantu jika Anda menyimpan dokumen terkait. Anda dapat menempatkan semua kertas yang berkaitan dengan klien "Nickelback" dalam satu tumpukan. Contoh lain adalah menumpuk pekerjaan Anda berdasarkan bulan.
- Memiliki rasa urutan kronologis dapat berguna untuk kebutuhan pengarsipan Anda.
- Tetapkan prioritas saat memilah-milah dokumen. Saat Anda melihat kertas yang sangat penting, letakkan di atas tumpukannya masing-masing.
Langkah 4. Kurangi sesuai keinginan Anda
Tumpukan lain yang bisa Anda buat adalah tumpukan sampah. Anda tidak diharuskan membuang tumpukan dokumen Anda, tetapi Anda harus memisahkan kertas-kertas yang tidak penting dari tumpukan lainnya. Anda bahkan bisa membuat tumpukan lain-lain di mana kertas acak bisa pergi.
Jika Anda 100% yakin bahwa Anda tidak memerlukan beberapa dokumen dan Anda tidak dapat menggambar tautan yang layak ke dokumen lain, buanglah. Tanyakan kepada atasan Anda apakah Anda diizinkan membuang apa pun sebelum menindaklanjuti sesuatu
Langkah 5. Gunakan folder manila
Buat semuanya tetap sederhana dengan menggunakan folder manila murah. Ini tidak akan merugikan dana Anda dan memungkinkan Anda melakukan sistem pengarsipan apa pun yang Anda inginkan. Anda bisa mendapatkan satu pak folder manila dari toko peralatan kantor mana pun.
Langkah 6. Pindahkan tumpukan Anda
Gunakan tumpukan yang Anda buat sebelumnya untuk bertindak sebagai panduan untuk folder Anda. Pastikan bahwa konten setiap folder juga diatur. Anda dapat mengatur konten file berdasarkan kepentingan setiap makalah atau menurut kronologi.
- Hindari mengatur konten file berdasarkan alfabet. Organisasi abjad bekerja lebih efisien untuk mengatur grup file.
- Tempatkan folder manila ke dalam lemari arsip saat Anda mengisi folder.
Metode 2 dari 3: Membuat Sistem yang Cocok untuk Anda
Langkah 1. Gunakan sistem pengarsipan abjad
Sistem pengarsipan abjad bekerja dengan baik ketika Anda perlu mengambil nama orang, pelanggan, penulis, nama film, buku, atau lain-lain. Asalkan Anda menggunakan istilah yang mudah diambil, sistem pengarsipan abjad seringkali merupakan sistem yang paling mudah digunakan.
- Cara terbaik untuk mengarsipkan dan mengambil file adalah dengan memberi label pada setiap file. Folder Manila memiliki tab ekstra yang dirancang untuk memberi label pada file yang akan mempermudah proses pengambilan Anda.
- Jika Anda menangani klien, akan lebih efisien untuk mengurutkan berdasarkan abjad nama belakang.
- Jika Anda memiliki banyak file, pertimbangkan untuk membuat bagian surat untuk membantu Anda mengaturnya. Pembagi bagian berukuran besar dan hanya berisi satu huruf. Anda juga dapat membagi huruf secara berpasangan seperti “A-D” atau “F-K.”
Langkah 2. Gunakan pesanan topikal
Saat Anda bekerja atau belajar di berbagai bidang subjek, urutan subjek atau topik bisa menjadi cara yang sangat berguna untuk mendapatkan kembali informasi. Misalnya, jika Anda belajar hukum, Anda dapat memiliki judul subjek kontrak, hukum tata negara, gugatan hukum, hukum administrasi, hukum internasional, dll.
- Cara terbaik untuk mengatur informasi topikal adalah melalui pemisah bagian. Beri label pembagi bagian Anda berdasarkan konten, seperti “Hukum Admin.”
- Sistem ini bekerja paling baik jika Anda memiliki beberapa topik yang berbeda. Jika tidak, Anda akan ditinggalkan dengan satu atau dua pembagi dan tidak banyak sistem yang terorganisir.
Langkah 3. Coba pengarsipan numerik
Jenis sistem pengarsipan ini ideal untuk file yang berisi tanggal atau angka. Misalnya, jika Anda memiliki faktur, kwitansi, tanggal acara, dll., Sistem numerik dapat membuat sistem mudah ditemukan kembali. Anda juga dapat mempertimbangkan pelabelan bulan dan tahun untuk opsi ini. Bagi mereka yang bekerja di lingkungan yang menggunakan penomoran untuk makalah seperti file medis, dokumen legislatif, kasus pengadilan, dll., penomoran adalah metode pengambilan yang berguna.
- Gunakan sistem ini hanya jika Anda nyaman melihat beberapa nomor dan dapat mengambil informasi dari nomor-nomor ini.
- Tandai pada tab pengarsipan angka atau tanggal dan atur berdasarkan nilai bernomor. Mulailah dengan "1" dan minta angka-angka berikut meningkatkan nilai.
- Jika Anda mengajukan dengan bulan, mulailah dengan Januari dan pindah, secara berurutan, hingga Desember. Anda akan mendapat manfaat dengan pembagi bagian untuk setiap bulan.
Langkah 4. Gunakan kode warna
Ini bagus untuk pengarsipan kreatif dan sangat efektif bagi mereka yang memiliki ingatan visual yang baik. Ini dapat membantu untuk referensi silang subjek yang berbeda berdasarkan kode warna. Anda dapat mewarnai kode salah satu teknik pengarsipan yang disebutkan di atas. Anda juga dapat menggunakan kombinasi sistem pengorganisasian dengan memasangkan kode warna dengan sistem lain.
- Salah satu cara termudah untuk menambahkan warna ke metode pengisian yang Anda buat adalah dengan menggunakan stabilo. Anda dapat membeli berbagai paket stabilo dari toko perlengkapan kantor mana pun.
- Cara lain untuk menerapkan kode warna adalah dengan menggunakan berbagai folder berwarna.
Langkah 5. Gunakan sistem frekuensi
Ini berfungsi dengan baik untuk item yang Anda gunakan sepanjang waktu, tetapi tidak boleh menjadi sistem yang berdiri sendiri. Perlu memberi makan sistem lain, misalnya sistem abjad. Tambahkan informasi yang sering digunakan ke ruang yang dikelompokkan di area pengarsipan Anda sehingga dapat diambil dengan cepat, seperti di bagian paling depan laci lemari arsip.
Anda harus berhati-hati agar tidak menjadi tidak teratur menggunakan sistem ini. Menjaga proyek yang sedang Anda kerjakan di depan, tidak akan selalu menjamin organisasi yang efisien
Metode 3 dari 3: Mempertahankan Sistem yang Terorganisir
Langkah 1. Segera ajukan dokumen
Salah satu cara untuk memastikan sistem pengarsipan Anda berjalan secara efisien adalah dengan mengarsipkan kertas saat Anda memprosesnya. Sistem pengarsipan tidak akan berfungsi jika Anda menunda berkas pengarsipan. Membiasakan mengarsipkan kertas juga akan membantu produktivitas dan alur kerja Anda.
Langkah 2. Perbarui ruang Anda
Setiap beberapa bulan Anda harus memeriksa sistem pengarsipan Anda dan melakukan pemeriksaan singkat. Anda tidak diharuskan untuk meninjau semua makalah Anda seperti yang Anda lakukan untuk organisasi awal. Periksa semua file dan pastikan semuanya diatur dan di tempat yang tepat.
Setelah beberapa bulan pertama, Anda juga dapat merenungkan apakah sistem yang Anda pilih berfungsi untuk Anda
Langkah 3. Bersihkan ruang Anda
Sekali setahun Anda harus melakukan pembersihan yang lebih besar dari ruang kerja Anda. Anda mungkin memiliki beberapa file yang biasa Anda gunakan, tetapi sekarang Anda harus memeriksa file lain yang lebih jarang Anda gunakan. Buka file yang jarang Anda gunakan dan baca semua dokumen Anda untuk melihat apakah ada dokumen yang tidak perlu.
Keluarkan semua file dan bersihkan lemari arsip dengan lap basah untuk menghilangkan penumpukan debu
Tips
- Prinsip-prinsip ini juga dapat diterapkan pada komputer atau pengelompokan pengarsipan elektronik lainnya.
- Gunakan indeks untuk file yang tidak ditempatkan menurut abjad. Ini harus diatur menurut abjad sehingga Anda dapat dengan cepat menemukan file Anda dengan cara apa pun. Letakkan indeks ini di depan file.
- Mulailah dengan membersihkan dan memilah-milah tumpukan kertas Anda dan gunakan catatan tempel untuk menyortir ke dalam kategori, dan kemudian sub-kategori.
- Berguna untuk memiliki file lain-lain untuk item yang tidak muat dengan rapi di tempat lain.
