File kertas bisa menyebalkan, terutama jika menumpuk di meja Anda. Untuk mendapatkan penanganan yang lebih baik atas kertas dan tanda terima Anda yang tersesat, coba urutkan semua dokumen Anda yang belum diarsipkan. Selanjutnya, gunakan lemari arsip atau laci untuk menyortir file Anda ke dalam berbagai folder. Jika Anda ingin menghilangkan kekacauan kantor sama sekali, Anda dapat mengunggah dokumen Anda ke komputer, wiki, atau sistem berbasis cloud lainnya. Dengan rencana dasar, Anda dapat mengelola berbagai jenis file dengan lebih baik di ruang kantor Anda!
Langkah
Metode 1 dari 3: Memfilter Dokumen Anda
Langkah 1. Pisahkan dokumen yang perlu diarsipkan dari yang masih Anda gunakan
Saat Anda mulai menata kertas, buatlah tumpukan untuk yang siap disimpan dan tumpukan terpisah untuk yang perlu disimpan di meja Anda. Dapatkan pengatur kertas 2-slot untuk meja Anda sehingga dokumen Anda akan tetap teratur bahkan setelah proses penyortiran dan pengarsipan awal. Simpan dokumen yang akan Anda gunakan di 1 slot dan yang siap diarsipkan di slot lain.
Langkah 2. Pilih satu hari setiap minggu untuk mengajukan dokumen Anda
Jangan biarkan sekeranjang dokumen baru Anda lepas kendali; sebagai gantinya, sisihkan satu atau 2 hari untuk memilah dan mengatur file Anda. Jika Anda tidak berurusan dengan banyak kuitansi dan dokumen di ruang kerja Anda, Anda mungkin hanya perlu 1 hari untuk menyelesaikan pekerjaan. Namun, jika pekerjaan Anda melibatkan banyak dokumen, Anda mungkin ingin menyisihkan 2-3 hari untuk memilah-milah dokumen Anda yang tidak teratur.
Menyortir file Anda setiap minggu membuat proses organisasi jauh lebih mudah dikelola
Langkah 3. Beri label semua file Anda dengan tanggal pembuangan untuk mencegah kekacauan
Sebelum mengajukan dokumen baru, periksa tanggal dan isi setiap file dengan cermat. Jika dokumen berkaitan dengan proyek yang sedang berlangsung atau masalah lain, tulis "dalam proses" di bagian atas file. Jika makalah membahas proyek yang telah selesai, beri label pada file tersebut sebagai “selesai”. Selain itu, tandai waktu ketika file tidak lagi diperlukan, dan dokumen dapat diparut atau didaur ulang.
Jika Anda memindai file dengan cepat, notasi ini dapat membantu Anda menemukan file yang benar dengan lebih efisien
Langkah 4. Daur ulang dokumen yang tidak relevan alih-alih mengarsipkannya
Jangan berasumsi bahwa setiap file layak mendapat tempat di lemari arsip atau laci Anda. Sebaliknya, sisihkan semua dokumen yang tidak perlu di tempat sampah daur ulang Anda. Jika file Anda berisi informasi pribadi apa pun, hancurkan dokumen alih-alih mendaur ulangnya.
Rusak file apa pun dengan informasi keuangan dan akun, nomor jaminan sosial Anda, atau detail sensitif lainnya
Metode 2 dari 3: Memilih Sistem Penyortiran
Langkah 1. Pilih ruang penyimpanan fisik untuk file Anda
Periksa tata letak ruang kerja Anda, dan pikirkan tentang sistem pengarsipan apa yang paling berhasil. Jika Anda memiliki kantor, lemari arsip besar mungkin merupakan pilihan yang baik. Namun, jika Anda memiliki ruang kerja yang lebih kecil, laci arsip atau tempat sampah mungkin lebih masuk akal secara logistik.
- Saat membeli sistem penyimpanan baru, cobalah untuk memprioritaskan kualitas daripada harga.
- Terlepas dari sistem pengarsipan Anda, pastikan untuk menempatkan dokumen sensitif di folder yang aman.
Langkah 2. Atur kertas Anda berdasarkan tanggal jika file Anda sensitif terhadap waktu
Pilih sistem organisasi yang paling masuk akal untuk bisnis atau ruang kantor Anda. Jika pekerjaan Anda berpusat pada tenggat waktu, coba pesan folder Anda dengan tanggal terakhir di depan. Seiring berlalunya hari, terus tambahkan folder dan file baru ke bagian depan lemari arsip atau laci.
- Anda dapat memiliki file terpisah selama berhari-hari, berminggu-minggu, atau berbulan-bulan, misalnya.
- Misalnya, jika Anda bekerja sebagai konsultan pajak, masuk akal untuk mengajukan dokumen klien Anda berdasarkan tanggal.
- Sistem ini bekerja dengan baik untuk individu yang bekerja dengan bahan yang sensitif terhadap waktu.
Langkah 3. Rancang sistem penyortiran berbasis kalender jika Anda berurusan dengan file kronologis
Jika Anda berurusan dengan sejumlah besar file di ruang kantor Anda, coba tambahkan sistem pengarsipan "penggelitik" ke lemari dan laci Anda. Mirip dengan kalender, sistem "tickler" menggunakan 12 folder besar untuk mewakili setiap bulan, dengan 28-31 subfolder yang menyertai setiap folder besar untuk setiap hari dalam sebulan. Coba gunakan metode ini jika Anda memiliki pekerjaan yang berorientasi pada tanggal.
- Misalnya, jika Anda bekerja untuk perusahaan ekspor, mungkin akan lebih mudah untuk mengurutkan file menurut bulan dan tanggal daripada kategori umum.
- Sistem ini lebih baik bagi individu yang lebih menyukai organisasi numerik yang konkret, dibandingkan dengan kode warna.
Langkah 4. Urutkan file Anda berdasarkan topik jika Anda lebih suka mengkategorikan makalah Anda
Pilih kategori yang berbeda untuk folder Anda, lalu urutkan berdasarkan relevansinya. Saat mengatur lemari arsip atau laci Anda, letakkan folder yang paling relevan dan penting di depan. Lanjutkan menyortir file Anda dengan mengingat hal ini, sehingga Anda memiliki akses mudah ke dokumen penting.
Misalnya, jika Anda adalah penasihat keuangan untuk sebuah perusahaan, akan lebih masuk akal untuk mengurutkan dokumen Anda berdasarkan kepentingan dan relevansi, seperti “investasi”, “penggajian”, dan “pajak”
Langkah 5. Pilih nama kategori yang luas untuk file Anda
Jangan gunakan label yang panjang dan terlalu spesifik untuk folder Anda. Sebagai gantinya, cobalah untuk memilih label umum dan inklusif, sehingga Anda tidak akan kesulitan menyortir file baru nanti. Jika Anda ingin membuat sistem pengarsipan yang lebih spesifik, coba tambahkan subfolder ke sistem pengarsipan Anda yang lebih besar dan lebih umum.
Misalnya, "Laporan Pengeluaran untuk 3 April" tidak akan menjadi kategori yang baik untuk folder umum, karena terlalu spesifik. Sebagai gantinya, beri label folder sebagai "Laporan Pengeluaran," yang jauh lebih terbuka
Tip:
Pembuat label adalah cara mudah dan efisien untuk mengkategorikan file Anda.
Langkah 6. Beri kode warna pada dokumen Anda untuk membuat sistem yang menarik secara visual
Investasikan dalam berbagai folder dan label file multi-warna. Selanjutnya, tetapkan kategori file yang berbeda ke folder dan warna label yang berbeda, sehingga Anda dapat menjaga sistem pengarsipan Anda tetap konsisten. Cobalah untuk menggunakan warna dan kategori yang sama di seluruh lemari arsip dan laci Anda, sehingga Anda dapat mengakses berbagai file dengan cepat dan efisien.
- Misalnya, beri label folder kuning Anda untuk korespondensi email, folder merah untuk formulir terkait pajak, dan folder hijau untuk penggajian.
- Cobalah untuk menggunakan skema warna dan label yang mudah diingat. Misalnya, hijau bisa menjadi label warna yang bagus untuk bentuk keuangan, karena warna hijau sering dikaitkan dengan uang.
- Sistem ini paling baik untuk pelajar visual.
Metode 3 dari 3: Mengambil Pendekatan Digital
Langkah 1. Pindai file kertas Anda untuk menyimpannya secara digital
Setiap kali Anda menambahkan file baru ke lemari atau laci Anda, gunakan pemindai untuk mengunggah versi digital file ke komputer Anda. Jika Anda perlu mengakses file dengan cepat, Anda akan memiliki waktu pencarian yang jauh lebih cepat dan lebih mudah di komputer desktop daripada menelusuri beberapa folder. Jika seluruh sistem pengarsipan Anda berbasis kertas, pindai dan unggah file Anda untuk membuat cadangan digital.
- Jangan stres jika Anda tidak memiliki sistem pengarsipan digital! Cukup pindai dan unggah file Anda 1 folder sekaligus.
- Anda juga dapat memindai file menggunakan aplikasi telepon tertentu.
Langkah 2. Pilih nama yang konsisten untuk semua file Anda
Pilih label untuk dokumen digital Anda yang mudah dicari dan diakses. Idealnya, cobalah untuk membuat file-file ini mengikutinya secara konsisten, seperti tanggal atau nama belakang, karena ini akan membuatnya lebih mudah untuk disortir. Jika perlu, sertakan lokasi, set data, atau nomor versi yang relevan dalam judul file Anda.
- Jangan gunakan karakter khusus apa pun dalam judul file Anda, karena komputer tidak dapat memprosesnya dengan benar.
- Misalnya, beri label dokumen Anda sebagai 20031124 saat merujuk tanggal tertentu seperti 24 November 2003.
Langkah 3. Urutkan file digital Anda dengan folder dan subfolder
Mirip dengan lemari arsip, gunakan berbagai folder digital untuk menyimpan dan mengatur dokumen pindaian Anda. Di desktop Anda, buat dan beri label beberapa folder yang berkaitan dengan file yang Anda unggah. Jika Anda ingin menggunakan kategori yang lebih spesifik, buat beberapa subfolder di dalam setiap folder yang lebih besar. Lanjutkan mengutak-atik folder digital Anda sampai Anda menemukan sistem yang bekerja dengan baik untuk Anda!
Misalnya, jika Anda memiliki folder bernama "Pajak", Anda dapat membuat beberapa subfolder untuk tahun yang berbeda
Langkah 4. Unggah dokumen Anda ke wiki sehingga banyak orang dapat mengaksesnya
Jika ruang kerja Anda lebih kolaboratif, buat wiki online yang dapat diakses oleh rekan kerja dan atasan Anda. Setelah masuk ke wiki, gunakan bagian "kotak alat" untuk mengakses tombol "unggah file". Dengan fitur ini, Anda dapat menautkan dokumen yang baru Anda unggah ke berbagai orang yang sekarang dapat melihat dan mengakses file tersebut.
Ingatlah bahwa siapa pun dapat mengedit file di wiki
Langkah 5. Gunakan perangkat lunak berbasis cloud untuk mengarsipkan dokumen saat bepergian
Unduh aplikasi atau layanan digital lainnya yang berfungsi baik di komputer maupun perangkat seluler. Untuk menyimpan file Anda di 1 tempat, gunakan layanan ini untuk mengunggah gambar file Anda, sehingga dapat disimpan dalam perangkat lunak berbasis cloud. Meskipun beberapa perangkat lunak gratis, Anda mungkin harus membayar untuk mendapatkan lebih banyak penyimpanan.
