Beberapa hal lebih penting untuk kelancaran kantor daripada sistem pengarsipan yang berfungsi. Apakah Anda satu-satunya yang mengakses file atau Anda berbagi dengan staf, sistem pengarsipan yang Anda pilih harus diatur sehingga semua orang dapat menemukan apa yang mereka cari. Jika sistem pengarsipan sulit digunakan, Anda akan menggantung kertas karena takut kehilangannya dalam arsip, dan Anda akan segera memiliki tumpukan kertas menutupi meja Anda.
Langkah
Langkah 1. Tentukan sistem pengarsipan
Apa pun itu, itu harus masuk akal, jadi Anda akan tahu persis di mana setiap lembar kertas berada. Pilihan Anda adalah:
- Alfabetis. Sistem ini paling baik ketika sebagian besar file Anda akan menjadi nama klien, pasien, atau pelanggan.
- Subjek atau kategori: Sebagian besar sistem file diatur berdasarkan subjek atau kategori, yang berfungsi dengan baik jika diatur dengan benar, tetapi juga bisa menjadi yang paling membingungkan jika tidak diatur.
- numerik/kronologis. Ini paling baik bila file Anda sebagian besar terdiri dari materi bernomor atau bertanggal, seperti pesanan pembelian atau tanda terima.
Langkah 2. Isi laci file Anda dengan folder gantung
Folder gantung tidak akan pernah dilepas, berfungsi sebagai tempat untuk amplop manila yang akan Anda keluarkan dari laci.
Langkah 3. Urutkan kertas Anda ke dalam tumpukan berdasarkan kategori
Jika tumpukan menjadi lebih dari satu atau dua inci, bagilah menjadi beberapa subkategori. Jika tumpukan terlalu tipis, gabungkan dengan tumpukan lain dan ganti namanya. Nama-nama tumpukan harus memudahkan untuk menentukan tumpukan mana yang dimasuki setiap lembar kertas.
Langkah 4. Tempatkan setiap tumpukan ke dalam folder manila dan beri label dengan jelas
Sebaiknya gunakan folder dengan tab yang berada di tengah daripada terhuyung-huyung karena membuat file terlihat lebih rapi.
Langkah 5. Tempatkan folder manila ke dalam folder gantung
Untuk sebagian besar file, folder gantung biasa akan berfungsi, tetapi untuk file tebal atau file yang harus Anda bagi ke dalam subkategori, gunakan folder kotak bawah. Anda dapat memesan folder sesuka Anda, tetapi kebanyakan orang menggunakan sistem abjad pada saat ini.
Langkah 6. Beri label folder gantung dengan nama yang sama dengan folder manila
Tempatkan semua tab plastik di sebelah kiri folder kecuali Anda menggunakan lemari arsip lateral. Untuk file lateral, yang berjalan dari kiri ke kanan saat Anda membuka laci daripada dari depan ke belakang, letakkan tab di sisi kanan.
Langkah 7. Tempatkan persediaan folder gantung dan manila di dekat file sehingga Anda dapat dengan mudah menambahkan folder jika Anda menemukan selembar kertas yang bukan milik folder yang ada
Hindari folder yang terlalu tebal atau terlalu tipis. Anda mungkin juga ingin memberi label ulang folder dan mendistribusikan ulang kertas jika Anda memutuskan bahwa Anda perlu mengkategorikan ulang.
Langkah 8. Pada akhir tahun, hapus semua folder, beri label folder manila baru dengan nama kategori yang sama dan letakkan di file
Buka folder lama untuk melihat apakah ada yang perlu ditransfer ke file saat ini, dan letakkan sisanya di arsip Anda.
Tips
Anda mungkin tergoda untuk memberi kode warna pada file Anda, menggunakan komputer Anda untuk mencetak label file atau membuat file Anda lebih menarik. Namun, ketika Anda harus membuat perubahan, seperti menambahkan satu folder, Anda tidak akan senang jika Anda menemukan Anda keluar dari folder warna yang tepat atau harus menulis label file dengan tangan. Yang terbaik adalah menjaga hal-hal sederhana
Peringatan
- Jangan pernah membuat tumpukan lain untuk apa yang tidak dapat Anda kategorikan, karena semuanya akan berakhir di sana.
- Setelah Anda menetapkan sistem pengarsipan, Anda harus mengikuti pengarsipan Anda. Sisihkan waktu setiap hari untuk mengambil kertas dari meja Anda dan mengarsipkannya. Tahan godaan untuk meletakkan keranjang pengarsipan yang dalam di atas file Anda, karena Anda hanya akan mengisinya, dan itu akan menjadi file lain.
