Pengarsipan seringkali merupakan tugas yang diperlukan untuk bekerja dan di rumah. Jika Anda melewatkan pengarsipan terlalu lama, Anda dapat mengumpulkan setumpuk kertas besar yang membutuhkan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari untuk memilah-milahnya. Untuk menjaga kotak masuk Anda tetap rapi, urutkan semua kertas yang Anda terima setiap hari. Kemudian, buat sistem pengarsipan yang sesuai untuk Anda. Gunakan sistem Anda untuk menyortir kertas sehingga Anda dapat mengakses dokumen penting dengan mudah kapan pun Anda mau!
Langkah
Metode 1 dari 3: Menangani Masuknya Kertas Harian Anda
Langkah 1. Buat kotak masuk pusat untuk menampung kertas hingga Anda dapat menyortirnya
Kotak masuk pusat adalah tempat Anda meletakkan semua kertas yang muncul di meja Anda atau melalui kotak surat Anda setiap hari. Ini dapat membantu Anda untuk tetap teratur sampai Anda punya waktu untuk menyortir dan menangani setiap item.
- Anda dapat menggunakan kotak kardus kecil sebagai kotak masuk utama Anda, atau mendapatkan kotak, keranjang, atau baki khusus untuk tujuan ini.
- Tempatkan kotak di sudut meja Anda, di meja dekat pintu depan Anda, atau di tempat lain yang terlihat sehingga Anda tidak akan melupakannya.
Langkah 2. Periksa kotak masuk setiap hari dan sisihkan barang-barang penting
Lihatlah setiap item di kotak masuk Anda sekali sehari untuk mencari item yang membutuhkan perhatian Anda segera. Ini mungkin termasuk tagihan yang akan segera jatuh tempo, undangan pesta, atau formulir yang sensitif terhadap waktu. Sisihkan barang-barang ini agar Anda bisa segera merawatnya.
Anda mungkin ingin mendapatkan kotak kedua dengan warna berbeda dari kotak pertama untuk memasukkan barang-barang mendesak. Misalnya, Anda bisa mendapatkan kotak merah untuk menunjukkan bahwa ini adalah barang yang mendesak
Langkah 3. Tempatkan item yang ingin Anda arsipkan di kotak pengarsipan
Simpan kotak ketiga di sebelah kotak masuk pusat dan kotak darurat. Gunakan ini sebagai titik pengumpulan Anda untuk item yang ingin Anda arsipkan. Ini akan membantu Anda mengaturnya sampai Anda siap untuk menyimpannya.
Pastikan kotak ini memiliki warna yang berbeda dari kotak lainnya. Jika tidak, Anda mungkin mendapatkan kotak yang tercampur
Langkah 4. Buang barang-barang yang tidak dibutuhkan ke tempat sampah daur ulang kertas
Semua surat sampah atau barang tidak penting lainnya yang berakhir di kotak masuk Anda dapat langsung dibuang ke tempat sampah daur ulang. Identifikasi barang-barang ini saat Anda menyaring dokumen dan segera pindahkan ke tempat sampah untuk membantu menjaga barang-barang Anda tetap rapi.
- Simpan tempat sampah daur ulang Anda di lantai agar Anda tidak bingung dengan kotak lainnya.
- Jika salah satu barang yang tidak dibutuhkan mengandung informasi pribadi, hancurkan sebelum membuangnya.
Metode 2 dari 3: Memilih Sistem Pengarsipan
Langkah 1. Tentukan file bulanan dan harian jika Anda memiliki banyak tugas untuk dikelola
Ini dikenal sebagai sistem pengarsipan Tickler dan ini adalah cara yang bagus untuk melacak apa yang perlu Anda lakukan setiap hari. Tentukan folder file untuk setiap bulan dan folder untuk setiap hari dalam sebulan. Kemudian, masukkan item ke dalam file. Ajukan item sesuai dengan tanggal yang Anda butuhkan untuk mengerjakannya.
Misalnya, jika Anda perlu membayar tagihan pada tanggal 23 September, maka masukkan tagihan ke dalam folder untuk tanggal tersebut
Langkah 2. File folder menurut abjad untuk menyimpan dokumen penting
Pengarsipan abjad berguna untuk menemukan file untuk individu, bisnis, atau subjek. Ini mungkin ideal jika Anda memiliki banyak pelanggan dan Anda ingin menyimpan file di masing-masing pelanggan, atau jika Anda menginginkan cara sederhana untuk mengelola pengarsipan rumah Anda.
- Pastikan untuk menempatkan nama belakang individu terlebih dahulu pada label file, seperti, “Jones, Susan” atau “Watson, David.”
- Abaikan kata-kata seperti "The," "A," dan "An" saat mengajukan dengan nama bisnis. Misalnya, jika Anda memiliki klien yang bisnisnya disebut "The Cake Goddess", maka ajukan sesuai dengan "C" di "Cake," dan abaikan "T" di "The" saat mengajukan.
Langkah 3. Pilih sistem pengarsipan numerik untuk kebutuhan pengarsipan jangka pendek
Jika Anda memiliki proyek jangka pendek yang ingin Anda pertahankan catatannya, maka sistem pengarsipan numerik dapat bekerja paling baik. Ini adalah saat Anda menetapkan nomor untuk setiap dokumen dan mengarsipkannya menurut nomor. Namun, perlu diingat bahwa Anda juga harus melacak dokumen mana yang sesuai dengan nomor mana, seperti dengan menggunakan spreadsheet.
- Misalnya, Anda dapat menetapkan semua item yang Anda terima selama minggu tanggal 14 Maret ke folder file berlabel 1, lalu semua item untuk minggu tanggal 21 Maret dalam file berlabel 2, dan seterusnya.
- Pilihan lain adalah memberi label file berdasarkan tanggal dan mengaturnya secara kronologis. Misalnya, barang yang diterima pada tanggal 2 Mei 2018 dapat disimpan dalam file berlabel 5/2/2018.
Langkah 4. Beri kode warna pada file Anda agar pencarian item menjadi cepat dan mudah
Tentukan warna untuk setiap kategori file Anda. Ini akan membantu Anda menemukan kategori file secara sekilas.
- Misalnya, gunakan warna merah untuk tagihan medis, biru untuk pajak, dan hijau untuk asuransi.
- Untuk kode warna file numerik atau abjad, tetapkan warna ke rentang numerik atau abjad, seperti membuat file 1-25 atau A-G hijau, 25-50 atau H-M ungu, dan 50-75 atau kuning N-R.
Langkah 5. Sertakan informasi tambahan yang relevan pada folder file
Menambahkan informasi tambahan untuk menjelaskan isi file atau tindakan apa pun yang diperlukan juga akan membantu membuat sistem pengarsipan Anda lebih efisien. Untuk melakukannya, Anda mungkin ingin menambahkan 1 atau lebih item berikut:
- Nomor atau nama file
- Judul file
- Tanggal file dibuka dan ditutup
- Nama departemen atau tim
- Nomor catatan komputer
- Tanggal pembuangan dan metode pembuangan
Metode 3 dari 3: Mengatur Makalah menjadi File
Langkah 1. Tempatkan dokumen terbaru di atas file
Gunakan tanggal yang tercantum pada dokumen untuk membantu Anda melakukannya. Setelah kertas Anda siap untuk diarsipkan dan sistem pengarsipan Anda telah diatur, Anda dapat mulai menempatkan item ke dalam file. Selalu pastikan untuk menyimpan dokumen terbaru untuk setiap file tepat di atas agar mudah diakses.
Misalnya, jika Anda memiliki file untuk asuransi pemilik rumah Anda, maka Anda ingin menempatkan catatan terbaru dari asuransi pemilik rumah berbayar Anda di bagian atas file
Langkah 2. Simpan lampiran dengan dokumen yang terkait
Jika Anda memiliki tanda terima atau dokumen lain yang relevan yang perlu disimpan bersama dengan dokumen lain, pastikan untuk menyimpannya dalam file yang sama. Anda bahkan mungkin ingin menstaples atau menjepit kertas lampiran ke bagian belakang dokumen.
Misalnya, jika Anda memiliki tanda terima untuk membayar tagihan listrik Anda, tempelkan di belakang tagihan jika Anda perlu merujuknya
Langkah 3. Tempatkan dokumen besar ke dalam amplop terpisah
Anda dapat mengarsipkan amplop ini di belakang file yang terkait dengannya. Pastikan untuk menyertakan deskripsi isi di bagian depan amplop. Ini akan membantu menghilangkan kekacauan dalam file Anda dan meningkatkan efisiensi sistem pengarsipan Anda.
Misalnya, jika Anda memiliki cetak biru untuk proyek yang sedang Anda kerjakan, Anda dapat memasukkannya ke dalam amplop besar
Langkah 4. File dokumen asli dan buang salinannya
Tidak mengarsipkan duplikat akan membantu mencegah kebingungan saat Anda mencari item di file Anda. Jika Anda menemukan duplikat, buang ini dan hanya arsipkan dokumen asli.
Jika Anda tidak yakin dokumen mana yang asli, Anda mungkin perlu mengajukan kedua item untuk memastikan Anda memiliki dokumen asli. Namun, cobalah untuk tidak melakukan ini terlalu sering atau file Anda akan menumpuk dengan cepat
Tips
- Jika Anda tidak yakin apakah akan mengarsipkan atau mendaur ulang item, simpan selama 30 hari, lalu nilai kembali.
- Memindai dokumen yang tidak penting adalah cara lain yang baik untuk membersihkan kertas yang berantakan sambil tetap mempertahankan informasi dalam dokumen jika Anda membutuhkannya.
