Pernyataan Kerja (SOW) adalah dokumen (dan, biasanya, kontrak hukum) yang meresmikan pemahaman antara kontraktor dan klien. Untuk setiap proyek, SOW merinci layanan spesifik yang akan diberikan (biasanya, dipecah menjadi tugas terpisah yang harus diselesaikan), waktu di mana tugas dan layanan tersebut harus dilakukan, dan jumlah serta tanggal jatuh tempo pembayaran. Tujuan dasarnya adalah sebagai peta jalan untuk proyek dan untuk mendokumentasikan harapan para pihak. Itu harus merupakan deskripsi bahasa Inggris yang jelas dan sederhana tentang "Mengapa, " "Siapa, " "Apa," "Bagaimana, " "Kapan," "Di mana, " dan "Berapa Banyak?"
Langkah
Metode 1 dari 2: Mengikuti Pedoman Umum
Langkah 1. Tulis SOW sebelum mulai bekerja
SOW biasanya dibuat setelah negosiasi kontrak inti selesai tetapi sebelum pekerjaan apa pun pada proyek dimulai. Namun, terkadang (khususnya dengan proyek yang sensitif terhadap waktu), negosiasi dapat berlanjut setelah pekerjaan dimulai dan SOW tidak diselesaikan sampai proyek berjalan dengan baik.
Langkah 2. Teliti format SOW yang diperlukan
Tidak ada SOW standar tunggal karena industri dan proyek yang berbeda memiliki hasil dan alur kerja yang berbeda. SOW yang baik adalah SOW yang disesuaikan.
Langkah 3. Lakukan dengan benar pertama kali
Sementara SOW asli itu sendiri biasanya tidak direvisi, perjanjian sisi terpisah yang disebut Change Order biasanya digunakan untuk memodifikasi persyaratan SOW. Sebaiknya sertakan formulir Change Order kosong dengan SOW. Perlu diingat, Ubah Pesanan dapat meningkatkan biaya proyek. SOW yang ditulis dengan baik dapat membantu mengurangi kebutuhan akan Change Order. Tidak ada klien yang ingin berada dalam posisi di mana harapan spesifiknya tidak terdokumentasikan, yang dapat menyebabkan penundaan, peningkatan biaya total, atau ketidakpuasan.
Metode 2 dari 2: Menguasai Gaya dan Spesifik dalam SOW
Langkah 1. Sertakan Tujuan
Bagian ini menjawab pertanyaan “Mengapa?” Ini adalah gambaran tingkat tinggi dari proyek dan tujuannya. Deskripsi umum dapat diterima saat menyusun “pandangan luas” proyek ini, tetapi hindari bahasa yang dapat ditafsirkan lebih dari satu cara. Jelas; menggambarkan tujuan yang terukur dan dapat dicapai yang secara realistis dapat dicapai dalam kerangka waktu yang ditentukan.
Langkah 2. Sertakan diskusi tentang Ruang Lingkup
Bagian ini memberikan pernyataan definitif (tidak ada pilihan atau alternatif) dari pertanyaan “Apa?” dan bagaimana? Apa pekerjaannya? Bagaimana hal itu akan dicapai? Atau, seringkali, apa yang BUKAN pekerjaan dan apa yang TIDAK akan dicapai. Apa asumsinya? Apa kiriman (barang yang diberikan kontraktor kepada klien untuk ditinjau dan disetujui) yang sedang diproduksi? Apa, selain dari hasil, harus terjadi secara administratif (manajemen proyek) dalam hal pelaporan kemajuan, pelacakan waktu, dan komunikasi lainnya.
Langkah 3. Tambahkan Lokasi, jika memungkinkan
Bagian opsional ini menjelaskan di mana pekerjaan akan dilakukan (jika relevan).
Langkah 4. Sertakan kerangka waktu
Bagian opsional ini menentukan total waktu yang diizinkan untuk penyelesaian proyek, jam maksimum yang dapat ditagih per periode waktu, dan waktu khusus untuk tinjauan formal atau pencapaian proyek lainnya.
Langkah 5. Tetapkan Jadwal
Bagian ini menyatakan tugas apa yang harus diselesaikan pada tanggal/waktu apa, dan siapa yang bertanggung jawab untuk mewujudkannya. Deskripsi tugas dan hasil (terutama hasil) harus terperinci, tidak ambigu, dan lugas sehingga mudah dipahami. Selain kiriman, jadwal mungkin berisi entri untuk Pengujian Jaminan Kualitas, Pengujian Konsumen, dan Laporan Kemajuan.
- Meskipun jadwalnya harus spesifik, jangan fokus pada "Bagaimana" karena itu dapat menempatkan terlalu banyak rintangan di depan penyelesaian proyek yang sukses. Deskripsi dasar tentang metodologi yang diperlukan untuk digunakan sudah cukup.
- Jadwal sering memasukkan rincian kriteria penerimaan (untuk mengukur kualitas hasil) dan tonggak pembayaran (biasanya setelah penerimaan kiriman utama), meskipun ini dapat dijelaskan dalam bagian terpisah yang berbeda.
Langkah 6. Sertakan bagian tentang Penerimaan
Bagian ini menjelaskan mekanisme bagaimana para pihak akan menentukan apakah produk atau layanan tersebut dapat diterima. Kriteria dapat berkisar dari standar kualitas yang dapat diukur hingga sejumlah tes tertentu, tetapi bagaimanapun juga harus sesuai dengan evaluasi yang objektif.
Langkah 7. Tentukan Standar
Bagian ini menjelaskan standar industri apa saja yang harus dipenuhi untuk memenuhi kontrak. Daripada secara fisik mereproduksi standar industri di SOW, secara khusus merujuk seperangkat standar sudah cukup.
Langkah 8. Sertakan Persyaratan Tenaga Kerja
Bagian ini menetapkan persyaratan tenaga kerja khusus, misalnya, jumlah karyawan yang menjadi staf proyek, persyaratan pendidikan (gelar atau sertifikasi).
Langkah 9. Catat Harganya
Bagian ini membahas pertanyaan “Berapa Banyak?” Apakah pembayarannya merupakan biaya tetap? Bagaimana faktor pengeluaran/biaya? Apakah pembayarannya akan dilakukan sekaligus atau dicicil? Bagaimana jadwal pembayarannya? Apakah ada tonggak pembayaran?
Langkah 10. Sertakan Asumsi apa pun
Sebagian besar proyek diresapi oleh berbagai hal yang tidak diketahui, di mana para pihak harus membuat berbagai asumsi. Intinya, asumsi adalah kondisi yang diharapkan kontraktor akan ada untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan ketentuan SOW. Misalnya, kontraktor mungkin berasumsi bahwa karyawannya akan diberikan akses ke jaringan komputer klien untuk menginstal perangkat lunak yang dapat dikirimkan. Bagian Asumsi harus mengidentifikasi sebanyak mungkin asumsi dan menetapkan rencana kontinjensi atau konsekuensi jika asumsi gagal.
Langkah 11. Sertakan parameter untuk Manajemen Proyek
Bagian ini menjelaskan proses untuk memantau kemajuan proyek. Sertakan item seperti: Rapat Mingguan, Laporan Status Reguler, Laporan Kemajuan Reguler, dan Rapat Tim Manajemen Proyek. Bagian ini juga merupakan tempat yang baik untuk menjelaskan kewajiban tambahan yang mungkin timbul dari proyek, seperti pemeliharaan dan perbaikan setelah desain dan/atau pemasangan awal.
Tips
- Jika berlaku, biasanya kepentingan klien untuk menahan sebagian dari pembayaran akhir sampai semua kiriman terbukti bekerja sama.
- Umumnya, SOW yang dirancang dengan baik tidak boleh merujuk dokumen eksternal apa pun (selain dari standar industri).
- Pastikan untuk menangkap semua janji yang dibuat selama promosi penjualan dan negosiasi kontrak di SOW Anda sebelum proyek dimulai.
- Dalam merinci jadwal, gunakan bahasa kalender yang memungkinkan beberapa fleksibilitas. Misalnya, “dua bulan setelah X, Q. A. pengujian akan selesai,” daripada “Pada tanggal 5 Juni, Q. A. pengujian akan selesai.” Hal ini memungkinkan proyek untuk berjalan dengan lancar (tanpa Perubahan Pesanan) jika ada penundaan lebih awal dalam proses.
- SOW dapat ditunjuk sebagai “Rahasia.” Jika ya, SOW harus berisi bagian singkat yang menjelaskan konsekuensi (biasanya denda uang tetap) untuk setiap pelanggaran kerahasiaan.
