Setiap orang memiliki dokumen penting, mulai dari akta kelahiran hingga informasi perbankan, yang ingin mereka simpan dengan aman. Meskipun kami tidak pernah ingin memikirkan hal-hal buruk yang terjadi, dokumen-dokumen ini sangat penting jika ada keadaan darurat atau bencana apa pun. Untungnya, menyimpan dan melindunginya mudah. Dengan beberapa alat perencanaan, pengorganisasian, digitalisasi, dan penyimpanan, Anda dapat menyimpan semua dokumen penting Anda di tempat yang aman.
Langkah
Metode 1 dari 2: Melindungi Dokumen Anda
Langkah 1. Dapatkan kotak kunci portabel dan tahan api untuk dokumen penting
Cara terbaik untuk melindungi dokumen penting Anda adalah dengan kotak kunci rumah. Inilah yang direkomendasikan FEMA untuk penyimpanan. Dapatkan kotak tahan api yang dapat dikunci sehingga dokumen Anda akan aman dalam keadaan darurat. Pastikan juga kotaknya mudah dibawa sehingga Anda dapat membawa dokumen Anda jika harus pergi.
- Toko perangkat keras atau peralatan kantor biasanya membawa tas jinjing dokumen. Anda juga dapat menemukannya secara online.
- Kotak kunci mungkin dilengkapi dengan kunci atau kunci kombinasi. Apa pun yang Anda pilih, pastikan Anda menyimpan kunci atau kombinasinya di tempat yang aman yang dapat Anda jangkau. Beri tahu keluarga Anda di mana menemukan ini juga.
- Beberapa orang berpikir bahwa menyimpan dokumen mereka di brankas adalah rencana terbaik, tetapi Anda tidak akan bisa membawa brankas besar atau berat. Ini berarti Anda bisa kehilangan dokumen Anda jika Anda harus meninggalkan rumah Anda. Kotak kunci portabel adalah pilihan yang jauh lebih baik.
Langkah 2. Masukkan semua dokumen ke dalam kantong plastik sebelum mengunci kotak
Meskipun kotak kunci biasanya tahan air, kebocoran dapat terjadi, terutama jika ada banjir. Karena air dapat merusak dokumen penting, sebaiknya tambahkan lapisan perlindungan kedua. Masukkan semua dokumen ke dalam kantong plastik yang dapat ditutup rapat sebelum memasukkannya ke dalam kotak.
Anda mungkin juga ingin meninggalkan kotak di tempat yang tinggi, seperti di rak atau di lantai dua, sebagai tindakan pencegahan ekstra terhadap kerusakan akibat banjir
Langkah 3. Tinggalkan kotak kunci di tempat yang mudah dijangkau yang dapat Anda jangkau dengan cepat
Anda mungkin tidak pernah ingin berpikir untuk meninggalkan rumah dengan tergesa-gesa. Namun, jika ada jenis keadaan darurat seperti bencana alam, Anda tidak dapat membuang waktu untuk mencari dokumen Anda. Tinggalkan kotak kunci Anda di tempat yang mudah dijangkau sehingga Anda dapat mengambilnya dengan cepat. Ini akan menghemat waktu Anda yang berharga dalam keadaan darurat.
- Anda harus menyembunyikan kotak itu sedikit, untuk berjaga-jaga jika pencuri memasuki rumah Anda. Meletakkannya di bagian belakang lemari Anda seharusnya sudah cukup, asalkan Anda tahu di mana letaknya dan bisa mendapatkannya dengan tergesa-gesa.
- Beri tahu anggota rumah tangga Anda yang lain di mana kotak itu juga, jika mereka harus segera pergi saat Anda tidak ada di sana.
Langkah 4. Beri label pada kotak agar mudah dikenali
Jika Anda sedang terburu-buru atau orang lain perlu mengambil kotak itu, pastikan kotak itu mudah dikenali. Letakkan label di atasnya yang mengatakan sesuatu seperti "Dokumen Penting." Dengan cara ini, Anda dapat menemukan dan mengambil kotak dengan cepat dalam keadaan darurat.
Langkah 5. Cadangkan semua dokumen penting Anda dengan salinan digital
Dokumen fisik selalu mungkin rusak atau hilang, jadi pencadangan digital sangat penting. Gunakan pemindai dan digitalkan semua dokumen yang Anda simpan di kotak kunci. Dengan cara ini, Anda akan memiliki cadangan jika ada yang rusak atau hilang.
- Ada juga aplikasi smartphone yang memungkinkan Anda mengambil foto dan menyimpannya sebagai PDF. Ini adalah cara cepat dan mudah untuk membuat cadangan dokumen Anda.
- Mendigitalkan dokumen yang kurang penting juga bisa menjadi cara yang bagus untuk mengurangi kekacauan di rumah Anda. Jika Anda merasa kewalahan dengan terlalu banyak dokumen, ini dapat membantu Anda mengatur diri.
Langkah 6. Simpan salinan digital Anda di setidaknya 2 lokasi aman
Pencadangan digital adalah awal yang baik, tetapi Anda juga perlu memastikan bahwa Anda melindunginya. Secara umum, simpan file digital Anda di setidaknya 2 lokasi sehingga Anda tidak akan kehilangannya. Anda dapat memuat file ke flash drive yang dapat dilepas dan meninggalkan drive itu di kotak kunci Anda, dan juga mengunggah file ke akun penyimpanan cloud yang aman. Dengan cara ini, Anda memiliki banyak cara untuk mengakses dokumen Anda dalam keadaan darurat.
- Pastikan Anda melindungi folder tempat Anda menyimpan dokumen penting dengan kata sandi. Atur file cloud Anda menjadi pribadi, dan masukkan kata sandi pada folder di komputer atau flash drive Anda.
- Anda juga dapat menyimpan flash drive atau hard drive di kotak kunci lain di bank Anda. Dengan cara ini, Anda memiliki salinan digital di 2 lokasi fisik.
Metode 2 dari 2: Menyimpan Dokumen yang Tepat
Langkah 1. Masukkan semua dokumen identifikasi pribadi Anda ke dalam kotak kunci portabel
Jika terjadi bencana, Anda harus dapat membuktikan identitas dan hubungan keluarga Anda. Simpan dokumen asli apa pun yang Anda perlukan untuk mengidentifikasi diri Anda dan keluarga Anda di kotak kunci.
- Dokumen identitas diri termasuk paspor, akta kelahiran, kartu jaminan sosial, dan kartu hijau atau catatan imigrasi. Anda juga harus meninggalkan salinan SIM atau tanda pengenal yang dikeluarkan negara bagian Anda.
- Jika Anda pernah bertugas di militer, sertakan ID layanan dan catatan Anda juga.
- Untuk hubungan keluarga Anda, sertakan catatan pernikahan atau perceraian Anda, akta kelahiran anak-anak, surat adopsi atau hak asuh anak, dan catatan atau label kepemilikan hewan peliharaan.
Langkah 2. Simpan catatan keuangan Anda untuk membuktikan apa yang Anda miliki
Catatan keuangan dan kepemilikan penting untuk penggantian dan asuransi setelah segala jenis bencana, jadi selalu sertakan ini di kotak kunci Anda juga. Letakkan catatan kertas semua yang Anda miliki dan semua aset Anda sehingga Anda dapat memulihkannya jika terjadi kecelakaan dan Anda harus pergi.
- Catatan kepemilikan penting termasuk akta ke rumah Anda, penilaian nilai properti, hak milik atas mobil Anda dan dokumen pendaftaran lainnya, surat wasiat Anda, dan informasi bank dan rekening pensiun. Juga sertakan salinan rencana asuransi yang Anda miliki.
- Umumnya, catatan untuk kewajiban keuangan baru-baru ini atau yang sedang berlangsung juga harus ada di dalam kotak. Contohnya termasuk dokumen hipotek Anda, informasi pinjaman, tunjangan, tunjangan anak, catatan pembayaran otomatis untuk kabel, gym, utilitas, atau langganan, dan pengembalian pajak terbaru.
- Jika Anda menyewa rumah alih-alih memilikinya, sertakan perjanjian sewa atau sewa Anda.
Langkah 3. Sertakan catatan medis Anda agar tidak hilang
Anda juga akan memerlukan catatan kesehatan dan medis Anda jika terjadi keadaan darurat. Pastikan Anda memiliki catatan imunisasi dan vaksin, daftar obat yang Anda minum, daftar alergi atau kondisi kesehatan Anda, informasi asuransi kesehatan Anda, formulir surat kuasa medis, dan informasi kontak untuk dokter dan dokter gigi Anda sehingga Anda dapat menghubungi mereka jika Anda harus.
- Ingatlah untuk menyertakan semua informasi ini untuk anggota lain dari rumah tangga atau keluarga Anda juga.
- Jika Anda memiliki kecacatan, pastikan untuk menambahkan catatan yang membuktikan hal ini serta dokumen apa pun untuk tunjangan atau kompensasi Anda.
- Jika Anda memiliki hewan peliharaan, sertakan juga catatan dokter hewan.
Langkah 4. Ambil foto barang berharga atau properti apa pun untuk perlindungan asuransi
Tidak semua yang Anda miliki dapat masuk ke dalam kotak kunci Anda, jadi menyimpan foto barang berharga dapat membantu jika ada yang rusak dan Anda perlu mengajukan klaim asuransi. Ambil foto apa pun yang berharga yang bisa rusak karena kecelakaan. Simpan salinan fisik gambar di dalam kotak, dan juga unggah salinan digital ke flash drive atau file penyimpanan cloud.
Beberapa barang yang mungkin Anda perlukan termasuk rumah, mobil, karya seni, barang koleksi, atau barang elektronik mahal
Langkah 5. Tinggalkan uang tunai di kotak kunci untuk berjaga-jaga
Jika terjadi pemadaman listrik atau Anda harus meninggalkan rumah, Anda mungkin tidak dapat mengakses rekening bank Anda. Tinggalkan dana tunai darurat dari tagihan kecil, tidak lebih dari $20, untuk berjaga-jaga jika Anda membutuhkan uang dalam keadaan darurat.
Meskipun memiliki uang tunai darurat itu penting, jangan tinggalkan semua tabungan Anda di sana. Uang di rekening bank diasuransikan oleh FDIC dan uang di kotak kunci Anda tidak. Lebih baik meninggalkan sebagian besar tabungan Anda di bank dan hanya menyimpan apa yang mungkin Anda perlukan secara tunai
Langkah 6. Gunakan lemari arsip yang dapat dikunci untuk dokumen yang kurang penting
Rumah tangga mana pun memiliki banyak dokumen lain yang tidak penting dan tidak perlu ada di kotak kunci Anda. Cara terbaik untuk menyimpan dokumen-dokumen ini adalah dengan lemari arsip logam yang dapat dikunci. Ini membuat mereka terlindungi dan terorganisir, dan Anda tidak perlu khawatir mencoba membawanya jika Anda perlu meninggalkan rumah.
- Beberapa dokumen penting tetapi tidak kritis termasuk laporan bank baru-baru ini, pengembalian pajak lebih dari satu tahun, kertas sekolah atau kerja, tagihan listrik, laporan kartu kredit, dan tanda terima penting.
- Umumnya, jika tagihan atau tagihan sudah berumur lebih dari satu tahun, Anda dapat menghancurkannya. Anda juga dapat mendigitalkannya jika Anda ingin menyimpan catatan tanpa kekacauan.
Tips
- Jika Anda lebih suka menyimpan dokumen Anda di luar rumah, Anda juga dapat menyewa kotak kunci di bank Anda. Tanyakan teller tentang pilihan Anda.
- Untuk mempersiapkan keadaan darurat, ada baiknya juga untuk menyimpan makanan, air, obat-obatan, senter, radio portabel, dan kotak P3K.
Peringatan
- Jika terjadi keadaan darurat dan Anda harus segera meninggalkan rumah, prioritaskan keselamatan semua orang terlebih dahulu. Dokumen Anda dapat menunggu sampai semua orang keluar.
- Jangan membahayakan nyawa atau keselamatan Anda untuk menyelamatkan dokumen Anda.
