Jika Anda bekerja dengan asosiasi pemerintah siswa sekolah Anda, Anda mungkin menemukan diri Anda terlibat dalam perencanaan dansa homecoming. Sebuah pesta dansa sekolah adalah acara besar, dan perencanaan yang tepat berarti tidak hanya memilih tema dan dekorasi tetapi juga menyeimbangkan anggaran, memesan hiburan, dan membantu mengoordinasikan sejumlah besar sukarelawan. Proses perencanaan bisa lama, tetapi jika Anda memastikan bahwa Anda memiliki cukup bantuan, uang, dan waktu ketika Anda mulai, Anda dapat membuat dansa homecoming yang sukses.
Langkah
Bagian 1 dari 4: Melibatkan Orang
Langkah 1. Rekrut sukarelawan
Merencanakan tarian membutuhkan banyak pekerjaan, jadi sebaiknya ada tim yang membantu. Bentuklah panitia yang terdiri dari 5-10 relawan yang ingin menggarap tari mudik.
- Libatkan petugas kelas. Ini adalah cara mudah untuk membantu memastikan semua kelas memiliki suara yang sama dalam proses pengambilan keputusan.
- Rekrut dari luar pemerintahan mahasiswa. Jika organisasi Anda mengizinkan, rekrut dari mahasiswa di seluruh kampus yang ingin terlibat dalam kegiatan kepemimpinan.
- Bermitra dengan organisasi lain seperti kelompok semangat atau kelompok kepemimpinan mahasiswa. Ini memberi Anda lebih banyak dukungan dari badan mahasiswa serta calon sukarelawan.
Langkah 2. Buat daftar tugas dasar
Saat perencanaan dansa berkembang, daftar ini mungkin bertambah, tetapi ini akan membantu tim Anda untuk tetap pada tugas. Mulai dengan:
- Tanggal
- Tema
- Lokasi
- Dekorasi
- DJ
- Juru potret
- Minuman
- pendamping
- Anggaran
- Penasehat Fakultas
Langkah 3. Delegasikan
Setelah Anda memiliki sukarelawan, penting untuk memastikan mereka semua tahu pekerjaan apa yang perlu dilakukan. Tempatkan orang-orang tertentu yang bertanggung jawab atas hal-hal tertentu, dan delegasikan apa yang perlu dilakukan kepada orang yang tepat.
- Beberapa pekerjaan, seperti memilih penasihat dan tema, harus dilakukan sebagai sebuah tim. Lainnya, seperti mendapatkan penawaran dari tempat dan fotografer, dapat ditangani oleh individu atau sub-komite kecil.
- Memiliki kelompok untuk meliput tempat, hiburan, iklan dan penjualan tiket, dan dekorasi.
- Periksa secara teratur dengan tim Anda. Tanyakan "Apakah kita sudah menyelesaikan ini?" atau “Bagaimana dengan menemukan DJ?” setiap kali tim Anda bertemu untuk membantu menjaga semua orang tetap pada tugas.
- Siapkan sistem check-in sehingga orang dapat melaporkan kemajuan mereka. Miliki ruang di mana Anda dapat menulis daftar periksa besar tentang apa yang perlu dilakukan, atau simpan kalender bersama di antara grup Anda sehingga semua orang dapat melaporkan kemajuan mereka.
Langkah 4. Temukan penasihat fakultas
Seperti kelompok mahasiswa lainnya, panitia mudik akan membutuhkan pembimbing fakultas. Jika tidak ada yang ditugaskan sebelumnya, carilah guru yang Anda percayai atau yang datang dengan sangat direkomendasikan oleh anggota komite lainnya.
Penasihat Anda harus terlibat dengan rencana komite Anda. Tetap perbarui semua yang Anda lakukan dengan meminta mereka menghadiri rapat perencanaan dan memberi mereka catatan rapat
Langkah 5. Rekrut pendamping
Relawan orang tua adalah penting tidak hanya untuk memantau siswa, tetapi untuk membantu mengatur dan menjalankan tarian. Dapatkan sekelompok sukarelawan orang tua bersama-sama untuk membantu pada malam pesta dansa.
- Periksa dengan sekolah Anda untuk melihat berapa banyak pendamping yang mereka butuhkan per siswa. Banyak sekolah memiliki pedoman sendiri, dan penting untuk mematuhi peraturan sekolah Anda sendiri.
- Bekerja dengan asosiasi orang tua-guru sekolah Anda untuk menemukan sukarelawan. Mintalah untuk menghadiri rapat sehingga Anda dapat langsung memberikan kesempatan kepada mereka dan membagikan daftar pendaftaran.
Bagian 2 dari 4: Merencanakan Keuangan Tari
Langkah 1. Dapatkan kutipan
Jika Anda menyewa seorang DJ, menyediakan makanan ringan, mendapatkan bantuan profesional dengan dekorasi, atau menyewa fotografer profesional, mulailah mengumpulkan kutipan setidaknya satu bulan sebelumnya.
- Tanyakan tentang biaya tambahan atau biaya peralatan, serta tarif per jam. Tanyakan tentang apa yang akan dipasok oleh vendor Anda, dan apa yang diharapkan Anda miliki. Misalnya, tanyakan kepada DJ Anda apakah mereka menyediakan sistem suara, atau apakah Anda perlu menyewanya dari tempat lain.
- Hubungi setidaknya tiga opsi untuk setiap vendor untuk memastikan Anda mendapatkan harga yang kompetitif.
Langkah 2. Buat anggaran Anda
Anggaran Anda akan menentukan banyak hal yang dapat dan tidak dapat Anda lakukan. Bicaralah dengan bendahara mahasiswa Anda untuk lebih memahami berapa banyak uang yang harus dikeluarkan komite Anda untuk pesta dansa.
- Minta penasihat fakultas Anda untuk memverifikasi anggaran. Lihat apakah sekolah akan menyumbangkan sesuatu di luar uang pemerintah siswa.
- Rencanakan anggaran Anda untuk mencakup semua yang Anda perlukan. Gunakan kutipan yang Anda dapatkan dari vendor Anda serta rencana anggaran dan penerimaan dari tahun-tahun sebelumnya untuk mencari tahu berapa biaya dansa.
- Jangan sampai anggaran Anda melebihi jumlah yang tersedia. Sering-seringlah meninjau kembali anggaran Anda untuk memastikan Anda berada di jalur yang benar.
Langkah 3. Penggalangan Dana
Jika anggaran Anda tidak cukup untuk menutupi biaya dansa, buatlah rencana penggalangan dana dengan komite Anda. Jelajahi berbagai pilihan baik di dalam maupun di luar kampus.
- Selenggarakan penjualan kue di kampus selama periode makan siang serta sebelum dan sesudah sekolah.
- Bekerja dengan kelompok siswa lain untuk mengumpulkan uang dengan mengadakan acara seperti cuci mobil. Acara yang memungkinkan Anda menjangkau komunitas Anda memberi Anda lebih banyak peluang untuk menghasilkan uang.
- Tanyakan kepada restoran lokal apakah mereka menawarkan malam penggalangan dana. Beberapa restoran mungkin menawarkan program yang menyumbangkan persentase tertentu dari keuntungan untuk malam itu ke organisasi mahasiswa. Bermitra dengan restoran lokal dan sebarkan berita melalui selebaran, email, dan media sosial.
Bagian 3 dari 4: Merencanakan Logistik Tari
Langkah 1. Pilih tema
Setidaknya satu bulan sebelum dansa, siapkan tema. Munculkan lima atau enam ide tema sebagai komite, dan berikan suara di seluruh kampus sehingga siswa dapat memilih favorit mereka.
- Dapatkan persetujuan dari penasihat staf Anda untuk setiap tema potensial. Membersihkan tema sejak dini akan mencegah potensi penolakan di kemudian hari.
- Pilih tema yang sesuai dengan suasana tarian. Jika Anda menginginkan tarian yang lebih formal, tema Old Hollywood mungkin lebih tepat. Jika Anda menginginkan tarian yang lebih santai, sesuatu seperti Beach Luau mungkin lebih cocok.
Langkah 2. Pesan tempat
Apakah dansa akan diadakan di hotel lokal atau di gym sekolah, pastikan Anda memesan tempat sedini mungkin. Mengajukan reservasi kamar yang tepat dengan sekolah Anda memastikan bahwa Anda mendapatkan ruang yang Anda butuhkan.
- Buat salinan kontrak tempat atau reservasi kamar untuk catatan Anda sendiri, sehingga Anda dapat merujuknya kapan pun Anda membutuhkannya.
- Sertakan semua fasilitas yang diperlukan pada reservasi Anda. Jika Anda membutuhkan gym, kamar mandi, dan dapur untuk menyimpan minuman, pastikan untuk mencantumkan semuanya.
Langkah 3. Pesan vendor Anda
Dapatkan DJ, fotografer, dan lainnya dipesan segera setelah anggaran ditetapkan. Cadangan peralatan lain yang mungkin dibutuhkan vendor Anda, seperti sistem suara, saat ini juga.
- Bekerja dengan penasihat staf Anda untuk memastikan semua kontrak dibuat dengan benar dan mencakup semua informasi yang dibutuhkan sekolah Anda.
- Simpan salinan kontrak atau perjanjian apa pun untuk ditinjau komite Anda.
Langkah 4. Buat rencana hari
Sebelum semuanya menjadi terlalu sibuk dengan sisa kepulangan, buatlah rencana terperinci tentang bagaimana Anda ingin hari dansa bekerja. Tetapkan rencana hari Anda sebulan sebelumnya.
- Miliki denah rinci lokasi Anda dan bagaimana Anda ingin mendekorasi.
- Gambarkan ke mana DJ harus pergi, di mana meja tiket diatur, di mana lampu harus digantung, dan detail lainnya.
- Buat rencana untuk pemeriksaan mantel. Putuskan di mana mantel akan disimpan, di mana meja akan diatur, dan bagaimana Anda akan menandai mantel agar tetap teratur. Juga pastikan Anda memiliki setidaknya satu sukarelawan untuk menjaga meja dan dua untuk mengambil mantel.
- Tunjuk seseorang sebagai koordinator hari. Orang ini akan berkomunikasi dengan para sukarelawan pada malam pesta dansa dan memecahkan masalah yang mungkin muncul.
Langkah 5. Pergi berbelanja
Dapatkan semua perlengkapan yang Anda butuhkan untuk mendekorasi dua hingga tiga minggu sebelumnya. Dengan begitu, Anda memiliki banyak waktu untuk mencari alternatif untuk sesuatu jika Anda tidak dapat menemukannya secara lokal. Berbelanjalah makanan sehari sebelumnya atau sehari sebelumnya agar tidak terjadi hal yang buruk.
- Periksa dengan toko lokal untuk melihat apakah mereka bersedia menyumbangkan barang-barang tertentu atau menawarkan diskon ke sekolah.
- Taruh barang yang lebih besar atau barang yang mudah rusak. Bicaralah dengan pasar lokal Anda tentang memesan nampan makanan di muka dan mengambilnya pada hari pesta dansa. Lakukan hal yang sama untuk barang-barang dekoratif yang lebih besar yang mungkin tidak dapat Anda simpan dengan mudah di kampus.
Langkah 6. Jual tiket
Mulai menjual tiket setidaknya dua minggu sebelum dansa yang sebenarnya. Puji penjualan dengan iklan di pengumuman sekolah, serta spanduk dan poster di seluruh kampus.
- Umumkan tanggal penjualan dan harga tiket terlebih dahulu di koran sekolah Anda, selama pengumuman sekolah Anda, dan di situs web sekolah serta media sosial Anda.
- Siapkan meja untuk dijual sebelum dan sesudah sekolah selama setengah jam hingga satu jam, serta selama periode makan siang.
- Buat jadwal sukarelawan untuk memastikan meja diisi selama semua waktu penjualan. Bekerja dengan bendahara Anda untuk mendapatkan sukarelawan lain, jika perlu.
- Pesan kotak uang Anda setidaknya satu minggu sebelum Anda mulai menjual tiket. Bicaralah dengan bendahara Anda tentang apakah kotak uang itu akan disediakan oleh asosiasi mahasiswa, administrasi sekolah, atau dari sumber lain.
Bagian 4 dari 4: Menyiapkan Tarian
Langkah 1. Persiapkan untuk minggu sebelumnya
Sebagian besar sekolah mengarah ke tarian homecoming mereka dengan minggu semangat mudik. Minggu semangat sering melibatkan banyak acara, jadi pastikan Anda tahu siapa dan apa yang akan tersedia untuk Anda.
- Bicaralah dengan penasihat staf Anda tentang peralatan seperti meja dan kursi. Pastikan ini sudah siap untuk Anda setidaknya beberapa jam sebelum dansa sehingga Anda dapat menyiapkannya.
- Bicaralah dengan administrasi sekolah untuk memastikan vendor Anda memiliki area khusus untuk parkir, membongkar, dan menyiapkan. Ingat, mereka yang membawa alat berat harus dekat dengan venue.
- Buat rencana untuk hari dansa. Bekerja dengan komite Anda dan sukarelawan tambahan untuk memberikan tugas seperti menyiapkan kursi dan mendekorasi. Pastikan semua orang mengetahui pekerjaan mereka dengan baik sebelumnya.
Langkah 2. Siapkan tempat
Beri diri Anda dan sukarelawan Anda setidaknya enam jam untuk menyiapkan tarian. Siapkan dekorasi sebanyak mungkin sebelum vendor Anda tiba.
- Mintalah DJ, fotografer, dan pendamping datang lebih awal. Tunjukkan pada DJ area tempat mereka akan bekerja, dan beri fotografer tur ke ruangan tersebut.
- Delegasikan tugas kepada pendamping seperti membantu memeriksa mantel, memantau lantai dansa, atau membantu mengendalikan kerumunan. Tunjukkan pada mereka di mana mereka perlu dan hubungkan mereka dengan hari koordinator.
Langkah 3. Nikmati tariannya
Pastikan Anda dan semua relawan Anda memiliki waktu untuk menikmati tarian juga. Buat jeda dalam jadwal sukarelawan Anda sehingga setiap orang memiliki waktu untuk bersenang-senang.
- Misalnya, biarkan petugas tiket membebaskan hari koordinator Anda untuk sementara waktu setelah semua orang masuk, atau minta pendamping untuk memeriksa jas sementara petugas jas pergi berdansa.
- Relawan Anda juga mahasiswa. Beri mereka waktu untuk menikmati upaya mereka.
Langkah 4. Bersihkan tempat
Segera setelah tarian selesai, mulailah menghapus dekorasi dan pembersihan. Cari tahu apa yang akan ditangani oleh layanan fasilitas sekolah Anda, dan rencanakan untuk melakukan sisanya dengan sukarelawan Anda.
- Layanan fasilitas sering kali mencakup hal-hal seperti menyedot debu, mengepel, dan membersihkan kamar mandi. Dekorasi, meja, kursi, dan perlengkapannya seringkali menjadi tanggung jawab panitia mudik.
- Bawa perlengkapan pembersih tambahan seperti tisu, kantong sampah, spons, dan larutan pembersih. Ini akan membantu menghilangkan bekas atau goresan kecil di sekitar venue.
- Pastikan semua sampah sampai ke tempat sampah yang telah ditentukan. Tanyakan kepada sekolah Anda apakah Anda perlu menjadwalkan pengantaran dan penjemputan tempat sampah untuk pembersihan acara.
- Cobalah untuk merekrut sebanyak mungkin bantuan untuk pembersihan. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memiliki sukarelawan berjalan-jalan selama acara dan mengambil sampah sehingga tidak banyak yang harus dilakukan setelahnya.
Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube
Tips
- Pastikan Anda mengiklankan tarian Anda sebanyak mungkin di sekitar sekolah. Gunakan poster kecil dan besar bersama dengan pengumuman buletin dan pengumuman PA.
- Jauhkan tarian terjangkau. Itu seharusnya menjadi acara yang menyenangkan dan siswa tidak akan pergi jika mereka merasa itu tidak layak. Lihatlah tahun-tahun sebelumnya untuk melihat berapa harga tiket, dan cobalah untuk tidak menaikkan harga lebih dari beberapa dolar.
- Tema untuk tarian bisa apa saja mulai dari Ready Set Glow hingga Under the Sea hingga Night in Athens. Dapatkan ide kreatif dan sumber dari badan siswa.
