Mengorganisir lemari arsip bisa jadi sulit, apakah itu lemari rumah yang diisi dengan tagihan dan informasi pajak yang dibayar atau lemari kerja yang diisi dengan proyek dan faktur yang sudah selesai. Atur lemari arsip Anda dengan menyingkirkan file lama, menemukan sistem pengarsipan yang sesuai untuk Anda, dan terus memeliharanya.
Langkah
Bagian 1 dari 4: Membersihkan Dokumen Lama
Langkah 1. Beli lemari arsip jika Anda tidak memilikinya
Carilah lemari berkualitas baik dengan ukuran yang baik untuk rumah atau kantor Anda sesuai anggaran Anda. Pertimbangkan lemari tahan api dan tahan air, jika terjadi bencana alam yang mungkin menimpa rumah Anda. Seikat lemari semacam itu ditemukan di toko-toko lokal, toko-toko furnitur, toko-toko pertukangan dan mal.
Langkah 2. Mulailah menelusuri file Anda
Sisihkan apa pun yang jelas sudah tua atau tidak perlu. Menyisihkan:
- Tanda terima untuk produk yang tidak lagi Anda miliki.
- Surat Sampah
- Tagihan lama untuk layanan yang tidak lagi Anda gunakan
- Surat bisnis dari pekerjaan lama
- Perangko yang tidak Anda butuhkan lagi
Langkah 3. Jangan takut untuk menyingkirkan sesuatu
Sementara dokumen tertentu seperti akta kelahiran dan informasi pajak jelas penting, mungkin ada surat sampah atau kuitansi lama yang terlihat penting tetapi sebenarnya tidak. Pikirkan tentang setiap dokumen saat Anda membuat keputusan, dan pikirkan apakah itu benar-benar berguna di masa depan. Jika Anda tidak akan melewatkannya jika menghilang selama setahun, mungkin tidak apa-apa untuk membuangnya.
Langkah 4. Berhati-hatilah saat membuang barang di tempat kerja
Pastikan untuk bertanya kepada penyelia Anda sebelum membuang sesuatu, karena itu mungkin lebih penting daripada yang Anda pikirkan. Perusahaan Anda mungkin juga memiliki kebijakan tentang berapa lama barang harus disimpan dan bagaimana barang tersebut harus dibuang.
Langkah 5. Putuskan hal-hal mana yang perlu disimpan
Ini umumnya akan tergantung pada seberapa baru atau berguna mereka. Gunakan kebijaksanaan dan pikirkan apakah dokumen akan berguna atau perlu di masa depan. Jika mereka benar-benar penting, pertahankan. Untuk info pajak, catatan asuransi, dan dokumen penting, simpanlah untuk jangka waktu berikut:
- Simpan informasi pengembalian pajak selama 7 tahun, serta tanda terima untuk item yang Anda potong dari pajak Anda. IRS dapat mengaudit pengembalian apa pun hingga 6 tahun setelah pajak Anda diajukan.
- Simpan catatan asuransi, pernyataan hipotek, dan bukti sumbangan amal hingga tiga tahun.
- Pastikan untuk menyimpan dokumen yang sangat penting seperti akta kelahiran dan nikah, kartu jaminan sosial, gelar, akta, dan paspor. Jaga mereka tetap aman dan jangan pernah singkirkan mereka.
Langkah 6. Rusak setiap dokumen yang telah Anda sisihkan
Membuang dokumen yang tidak diparut dapat membuat informasi pribadi Anda terbuka kepada siapa saja yang melihatnya. Bahkan jika Anda tidak yakin apakah dokumen itu sensitif, sebaiknya hancurkan karena mungkin berisi alamat, tanggal lahir, atau info lainnya.
Langkah 7. Rusak atau hancurkan media digital juga
Banyak kota dan bisnis akan mengalami hari-hari rusak di mana penduduk setempat atau karyawan dapat membawa floppy disk, CD, atau hard drive lama untuk dihancurkan. Mereka akan memastikan itu dilakukan dengan benar.
Bagian 2 dari 4: Mengatur Dokumen Penting Anda
Langkah 1. Mulai mengatur file yang tersisa
Pindah ke meja atau meja besar dan atur kertas menjadi tumpukan yang logis dan masuk akal bagi Anda. Ini akan menjadi file pribadi Anda. Buat tumpukan yang akan membantu Anda menemukan apa yang Anda cari. Pertimbangkan kategori untuk lemari rumah seperti:
- Keperluan
- Mobil
- Medis
- Membelai
- Bisnis
- Rumah
- Pajak
- Keuangan
Langkah 2. Mintalah saran rekan kerja tentang lemari kerja
Mungkin ada konvensi perusahaan khusus untuk mengatur kertas di tempat kerja Anda. Jika tidak, arsipkan secara kronologis atau abjad. Tanyakan kepada rekan kerja yang rapi sistem apa yang paling cocok untuk mereka.
Langkah 3. Buat kategori Anda tetap sederhana
Semakin spesifik yang Anda dapatkan, semakin banyak file yang Anda miliki, yang berarti lebih banyak kekacauan di kabinet Anda. Simpan file utama Anda lebih umum, lalu atur dokumen di dalamnya.
Langkah 4. Putuskan apakah akan mengatur berdasarkan nama atau tanggal
Setelah Anda mengurutkan setiap kertas ke dalam tumpukan yang benar, mulailah mengaturnya sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan.
- Untuk daftar abjad, seperti merek pada tanda terima, tempatkan item yang dimulai dengan A di bagian atas tumpukan, hingga Z.
- Untuk pengarsipan kronologis, seperti tanggal pengembalian pajak, tempatkan dokumen terbaru di bagian atas tumpukan, kerjakan dokumen terlama di bagian bawah.
Langkah 5. Tempatkan setiap tumpukan Anda ke dalam folder
Letakkan kertas-kertas tersebut sehingga dokumen di bagian atas tumpukan berada di bagian depan folder. Ini akan menyimpan dokumen dalam urutan yang sama seperti saat Anda mengaturnya.
Bagian 3 dari 4: Membuat File Mudah Ditemukan
Langkah 1. Beri label dengan jelas pada setiap folder
Pastikan tulisan pada tab itu besar, terbaca, dan masuk akal bagi Anda dan orang lain di kantor atau keluarga Anda. Gunakan pembuat label untuk kejelasan ekstra.
Langkah 2. Biarkan setiap laci memegang kategorinya sendiri, dan beri label dengan jelas juga
Bagi file Anda di antara laci dengan cara yang masuk akal bagi Anda, dengan setiap laci berisi kategori yang berbeda. Setiap kategori harus berisi file terkait, yang akan membantu Anda menemukan berbagai hal dengan lebih mudah.
- Informasi keuangan seperti dokumen pajak, file investasi dan laporan hipotek mungkin masuk dalam satu laci.
- Dokumen pribadi seperti akta kelahiran, paspor, dan catatan medis mungkin masuk ke laci lain.
- Manual instruksi untuk berbagai item mungkin masuk ke yang lain.
Langkah 3. Pertimbangkan untuk menggunakan folder berwarna
Jika Anda memasukkan warna yang sesuai ke memori, itu akan membuat kertas Anda lebih mudah ditemukan. Jika Anda sudah memiliki folder manilla, tambahkan warna dengan stabilo atau spidol berwarna. Label berwarna dapat digunakan lebih halus untuk tujuan yang sama.
Langkah 4. Gunakan sistem warna Anda untuk membuat subkategori di dalam laci Anda
Laci Bahan Informasi, misalnya, dapat dibagi menjadi beberapa folder seperti "Manual Elektronik", "Manual Perkakas Listrik" dan "Manual Pasokan Pembersih".
Langkah 5. Ubah sistem Anda jika tidak masuk akal
Setelah satu atau dua bulan penggunaan, jangan takut untuk mengubah hal-hal yang tidak berhasil untuk Anda. Pindahkan file yang berbeda ke depan, atau pisahkan kategori yang sulit dibedakan. Ingatlah bahwa lemari arsip Anda adalah sistem untuk Anda, dan harus sesuai dengan alur kerja Anda.
Bagian 4 dari 4: Mempertahankan Organisasi
Langkah 1. Jadilah proaktif untuk tetap teratur
Perhatikan segera surat dan dokumen saat masuk, dan setelah Anda menanganinya, segera ajukan.
Langkah 2. Siapkan kotak masuk di meja rumah atau kantor Anda
Lihat melalui surat masuk Anda sekali sehari. Anda tidak akan kehilangan jejak apa pun dengan cara ini, dan itu tidak akan menumpuk. Pengarsipan tidak akan tampak seperti tugas yang dilakukan sedikit demi sedikit.
Langkah 3. Atur ulang kabinet Anda sesering mungkin
Reorganisasi tahunan disarankan, dan Anda bahkan dapat membersihkannya setiap tiga bulan jika Anda memiliki banyak file. Sumber utama kekacauan di lemari arsip adalah dokumen lama yang tidak lagi Anda butuhkan, jadi bersihkan dan hancurkan dokumen lama seperlunya.
Langkah 4. Pertimbangkan untuk mengonversi beberapa file Anda ke media digital
Semakin banyak dokumen yang dapat Anda simpan dalam format digital, semakin sedikit kekacauan fisik yang Anda miliki di lemari arsip. Kandidat yang baik untuk pemindaian termasuk kuitansi, bukti donasi, atau laporan mutasi bank. Beberapa bahkan mungkin sudah tersedia secara online.
Langkah 5. Buat dokumen master
Dalam dokumen tersebut, jelaskan bagaimana sistem pengarsipan Anda bekerja dan di mana barang-barang berada. Jika terjadi masalah darurat atau tak terduga, orang lain mungkin perlu mengetahui cara mencari file Anda.
Tips
- Jaga agar lemari arsip Anda terkunci jika Anda memiliki anak yang penasaran atau anggota keluarga yang ingin tahu.
- Jika Anda mengalami masalah saat membuka kunci, lihat Cara Memilih Kunci Lemari Arsip.
- Simpan dokumen yang sangat sensitif seperti akta kelahiran atau akta kepemilikan di brankas atau kotak dokumen tahan api jika Anda khawatir lemari arsip tidak cukup aman.
Peringatan
- Jika Anda tinggal di daerah rawan gempa, pasang lemari ke dinding yang stabil. Ini akan mencegah mereka jatuh pada seseorang atau menghalangi pintu selama peristiwa seismik.
- Muat file Anda dengan hati-hati. Jika laci atas penuh dan laci di bawahnya kosong, laci bisa terbalik.