Pengarsipan abjad adalah cara mendasar untuk mengatur dokumen yang memungkinkan Anda dengan cepat menyimpan, mengakses, dan mengelola file pribadi dan bisnis Anda
Dengan menerapkan pengarsipan abjad dalam hidup Anda, Anda akan memastikan semua dokumen dilindungi dan tersedia. Ada banyak aturan tentang cara mengarsipkan menurut abjad dalam bahasa Inggris untuk mempertahankan sistem pengarsipan yang masuk akal. Untungnya, mudah untuk memulai dengan dokumen baru dan tetap saja bukan perubahan yang sulit dilakukan jika Anda perlu mengatur ulang!
Langkah
Bagian 1 dari 2: Pengajuan Berdasarkan Abjad
Langkah 1. Tentukan sistem alfabet yang akan Anda gunakan
Bahkan sesuatu yang tampak sederhana seperti pengarsipan abjad menawarkan beberapa opsi untuk dipilih. Adalah penting bahwa Anda memilih satu sistem dan menggunakannya secara konsisten.
- Pengarsipan huruf demi huruf mempertimbangkan setiap huruf dalam setiap kata dalam urutan kemunculannya, mengabaikan spasi di antara kata-kata.
- Pengarsipan kata demi kata mengurutkan item berdasarkan huruf pertama setiap kata secara berurutan.
- Pengarsipan unit demi unit memperhitungkan setiap kata, singkatan, dan inisial, memesan item menurut ini. Sistem unit demi unit umumnya direkomendasikan.
Langkah 2. Kelompokkan item
Setelah Anda memiliki semua item yang perlu Anda arsipkan, putuskan bagaimana Anda ingin mengelompokkan file. Anda dapat memilih format kamus, di mana semua file diletakkan dalam satu urutan abjad, terlepas dari jenis file atau item yang dikandungnya. Anda juga dapat menggunakan format ensiklopedia, di mana item dikelompokkan berdasarkan jenis atau subjek, dan kemudian setiap grup disusun menurut abjad.
Jika Anda memiliki banyak jenis barang yang berbeda untuk diarsipkan (resep, tanda terima pajak, surat, dll.), maka akan sangat membantu jika menggunakan format ensiklopedia. Kelompokkan item berdasarkan jenisnya terlebih dahulu, lalu urutkan berdasarkan abjad item di setiap grup. Pisahkan kelompok dengan menggunakan pembagi atau kode warna
Langkah 3. Indeks file Anda
Pengindeksan adalah cara menempatkan setiap bagian dari judul di unit yang benar. Untuk mengindeks item sebelum mengajukannya, Anda harus memecah elemen nama setiap item dan membuat nama alfabet baru, yang mungkin berbeda dari nama standar. Sebagai contoh:
- Misalkan Anda memiliki item berikut untuk diindeks dan diarsipkan: sebuah artikel tentang aardvarks berjudul “Makan Malam Hari Aardvarks,” biografi pakar aardvark terkenal Jane A. Doe, dan brosur promosi untuk pameran aardvark Kebun Binatang Detroit.
- Biografi Jane A. Doe akan diindeks sebagai "Doe, Jane A., " karena nama belakang didahulukan dalam pengajuan. Itu akan diajukan di bawah huruf "D."
- Artikel "Makan Malam Aardvarks" dapat diindeks apa adanya, jika Anda memilih pengelompokan gaya kamus. Itu bisa diajukan dengan huruf "N" (untuk "Nokturnal"), menggunakan pengelompokan ini.
- Atau, Anda dapat mengindeks "Pemberian Makan Malam Hari dari Aardvarks" sebagai "Aardvarks, Pemberian Makan Malam Hari." Ini masuk akal jika Anda menggunakan pengelompokan bergaya ensiklopedia, dan tidak hanya mengarsipkan item yang terkait dengan aardvarks. Item tersebut kemudian akan diajukan di bawah "A."
- Brosur promosi dapat diindeks sebagai "Aardvarks, pameran (Kebun Binatang Detroit)." Ini masuk akal jika Anda berharap memiliki beberapa materi di pameran aardvark-misalnya, Anda mungkin memiliki item lain untuk diindeks sebagai "Aardvarks, pameran (Toledo Kebun binatang)."
- Atau, brosur promosi dapat diindeks sebagai "Kebun Binatang Detroit (Pameran Aardvark)." Ini mungkin masuk akal jika Anda berharap memiliki beberapa item yang terkait dengan Kebun Binatang Detroit, atau jika Anda ingin menggunakan pengelompokan bergaya ensiklopedia untuk mengajukan item menurut lokasi geografis.
Langkah 4. Urutkan file menurut abjad sesuai dengan nama yang diindeks
Aturan umum untuk pengarsipan menurut abjad adalah untuk mengatur item dalam urutan dari A (pertama) hingga Z (terakhir). Gunakan informasi yang semakin spesifik untuk membedakan dan memesan item terpisah. Contohnya:
- Urutan file yang diindeks pada langkah sebelumnya dapat menjadi (tergantung pada sistem yang Anda gunakan): "Doe, Jane A.," "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit), " dan "Nocturnal Feeding of Aardvarks" ATAU "Aardvarks, pameran (Kebun Binatang Detroit),” “Aardvarks, Pemberian Makan Malam Hari”, dan “Doe, Jane A.”
- File untuk "Wallaby" akan muncul setelah file untuk "Emu." Sebuah file untuk "Kangaroo" akan muncul di antaranya, dan file untuk "Aardvark" akan muncul sebelum satu untuk "Bear" dan satu untuk "Emu." Ini akan memberi Anda urutan file berikut: "Aardvark," "Bear," "Emu," "Kangaroo," "Wallaby."
- Jika Anda kemudian menambahkan file untuk "Anteater," itu akan muncul setelah file apa pun untuk "Aardvark." Karena keduanya dimulai dengan huruf "A," Anda harus melihat huruf kedua dari setiap kata ("N" dan "A," masing-masing) untuk menentukan urutannya, dan kemudian mengatur file berdasarkan ini. Urutan barunya adalah: "Aardvark," "Trenggiling," "Beruang," "Emu," "Kanguru," "Wallaby."
Langkah 5. Beri label folder file Anda
Untuk memudahkan menemukan item, beri label pada setiap folder file dengan nama terindeks yang tepat dari item yang dikandungnya. Ini juga akan memudahkan untuk memasukkan file baru dalam urutan yang benar.
- Tempatkan item di folder yang ditentukan untuknya.
- Anda juga mungkin merasa berguna untuk memberi kode warna pada file Anda untuk meningkatkan kegunaan. Misalnya, jika Anda menggunakan pengelompokan bergaya ensiklopedia, beri setiap grup warna terpisah, dan beri label setiap item/file di setiap grup dengan warna masing-masing.
Langkah 6. Dokumentasikan sistem pengindeksan dan pengarsipan
Konsisten dengan sistem pengindeksan dan pengarsipan Anda, apa pun itu. Pastikan siapa pun yang memiliki akses ke file mengetahui sistem. Misalnya, Anda dapat membuat dan membagikan dokumen yang merinci aturan sistem pengarsipan Anda. Ini akan membantu setiap orang dapat menggunakan sistem pengarsipan secara efisien.
Langkah 7. File item baru dengan benar
Tempatkan file di kabinet berdasarkan nama yang diindeks dan urutan abjad, sesuai dengan sistem yang Anda gunakan. Geser file saat ini sesuai kebutuhan untuk menempatkan file baru di tempat yang benar.
Bagian 2 dari 2: Menangani Kasus Khusus
Langkah 1. File item di bawah istilah signifikan mereka
Terkadang, masuk akal untuk mengarsipkan item berdasarkan kata kunci, terlepas dari urutan kemunculan kata dalam judul atau nama. Ini memastikan bahwa file dapat diindeks dan ditempatkan menggunakan istilah yang paling logis. Contohnya
"First Bank of Chicago" dapat diindeks dan diajukan sebagai "Chicago, First Bank of." "Chicago" adalah istilah kunci dalam entri ini, bukan "Pertama" atau "Bank," terutama jika Anda mungkin memiliki barang lain dengan nama yang mirip, seperti "Bank Pertama Tulsa" atau "Bank dan Perwalian Chicago."
Langkah 2. Urutan nama dengan nama keluarga
Standar pengarsipan tipikal merekomendasikan pengindeksan individu dengan nama belakang terlebih dahulu, karena nama keluarga dianggap sebagai istilah yang signifikan.
- Dengan demikian, "Jane A. Doe" akan diindeks dan diajukan sebagai "Doe, Jane A."
- Letakkan gelar (Dr., Mrs., Major, dll.) di akhir. “Dr. Jane A. Doe, " misalnya, akan diindeks dan diajukan sebagai "Doe, Jane A., Dr."
- Umumnya, urutkan nama sesuai ejaannya, huruf demi huruf. Misalnya, "MacDonald" akan muncul sebelum "McDonald." Demikian juga, “D’,” “L’,” “Le,” “de,” dll. dianggap sebagai bagian dari nama, bukan unit yang terpisah. Misalnya, pesan file "Heinlein," "Le Guin" "L'Engle," dan "Wolfe" dalam urutan itu (dan BUKAN sebagai "L'Engle, "Le Guin," "Heinlein," "Wolfe").
- Pengecualian umum untuk aturan tentang nama ini adalah ketika nama individu menjadi bagian dari nama bisnis atau organisasi. Dalam kasus ini, perlakukan nama individu sebagai unit dalam nama bisnis. Misalnya, "Jane A. Doe Pest Control" akan diajukan di bawah "J," dan TIDAK diindeks sebagai "Doe, Jane A. Pest Control."
Langkah 3. Abaikan artikel, konjungsi, dan preposisi
Artikel (seperti “a,” “an,” dan “the”), konjungsi (seperti “dan,” “tetapi,” dan “atau”), dan preposisi (seperti “untuk,” “dari,” dan "dalam") umumnya dilewati saat pengindeksan dan pengarsipan menurut abjad, karena mereka tidak dianggap sebagai istilah yang signifikan. Ini adalah kasus bahkan ketika mereka membentuk awal dari nama item. Contohnya:
- "Investigasi Praktik Pemberian Makan Emu" akan diajukan di bawah "E," untuk "Emu" (kata penting dalam judul item ini), daripada "A" untuk "an."
- "Doe and Smith Pest Control" akan diajukan setelah "Doe, Jane A." Kedua nama yang diindeks dimulai dengan kata "Doe," jadi Anda beralih ke istilah signifikan berikutnya di masing-masing ("Smith" dan "Jane," masing-masing) untuk menentukan urutan file. Abaikan kata “dan,” karena tidak signifikan.
Langkah 4. Perlakukan singkatan seolah-olah dieja
Saat mengindeks dan mengarsipkan item, Anda mungkin menemukan singkatan seperti "Mfg." (untuk "Manufaktur") atau "Inc." (untuk “Termasuk). Umumnya, Anda harus mengindeks dan mengarsipkan item seolah-olah singkatan ini dieja, bukan hanya sebagai rangkaian huruf.
Misalnya, "Perusahaan Pertambangan Jane A. Doe" akan diajukan setelah "Jane A. Doe Mfg."
Langkah 5. File angka biasanya
Saat mengarsipkan item menurut abjad, Anda mungkin menemukan angka di dalam judulnya. Umumnya, nomor file biasanya, bukan seolah-olah dieja. Angka juga diajukan sebelum huruf.
- Misalnya, "Perusahaan 3M" akan diajukan sebelum "100 Ide Bisnis Hebat" (karena "3" datang sebelum "100").
- “Ide Bisnis Hebat” dan “Pemimpin Bisnis Hebat” akan diajukan setelah “100 Ide Bisnis Hebat,” karena angka disusun sebelum huruf.
- Angka yang sudah dieja diperlakukan sebagai kata, bukan angka. Misalnya, arsipkan item "100 Pemimpin Bisnis Hebat", "Ide Bisnis Hebat", dan "Dua Ratus Ide Bisnis Hebat" dalam urutan itu.
- Namun, jika itu melayani tujuan pengarsipan Anda, Anda dapat membuat pengecualian dan selalu mengajukan angka seolah-olah angka itu dieja.
Langkah 6. Berurusan dengan karakter khusus apa pun
Karakter non-abjad atau non-numerik apa pun yang Anda temui saat mengindeks dan mengarsipkan item harus diperhitungkan. Apa yang harus dilakukan dengan karakter ini, bagaimanapun, tergantung pada jenisnya:
- Tanda baca (seperti apostrof, titik, dan koma) umumnya diabaikan saat mengindeks dan mengarsipkan item. Misalnya, ajukan "Kopi Terbaik Washington," dan "Washington State Fair" dalam urutan itu.
- Diakritik diperlakukan sebagai huruf yang sesuai, tanpa tanda diakritik. Misalnya, file “Éclair” sebagai “Eclair,” dan “Über” sebagai “Uber.” Pengecualian untuk ini adalah ketika Anda mengajukan menurut alfabet bahasa yang menggunakan diakritik, dalam hal ini Anda harus mengikuti urutan abjad normal bahasa itu.
Langkah 7. Gunakan aturan umum "tidak ada sebelum sesuatu" bila perlu
Umumnya, spasi (termasuk tanda baca dan elemen lain yang dilewati) diabaikan saat pengarsipan menurut abjad. Namun, dalam kasus di mana Anda memiliki item yang dimulai dengan cara yang sama, gunakan spasi atau aturan "tidak ada sebelum sesuatu" untuk menentukan urutan pengarsipan.
- Misalnya, arsipkan "North East Bank," "North East Manufacturing" dan "Northeast Bank," dalam urutan itu.
- Demikian juga, "Doe, Jane A." akan diajukan sebelum "Doe, Jane A., Dr."
Langkah 8. Bedakan file dengan informasi yang lebih rinci, bila perlu
Dalam kasus yang lebih jarang, informasi abjad tidak cukup untuk menentukan urutan file. Dalam kasus ini, Anda harus menggunakan informasi lebih lanjut untuk mengindeks dan memesan item. Tandai informasi tambahan ini pada masing-masing file untuk membantu Anda membedakannya. Contohnya:
- Jika Anda memiliki barang untuk dua orang yang berbeda bernama Jane A. Doe, Anda dapat memesannya berdasarkan tanggal lahir. File "Doe, Jane A. (b. 1853)" dengan demikian akan muncul sebelum file "Doe, Jane A. (b. 1967).
- Anda juga dapat memesan item menurut geografi saat Anda perlu membuat perbedaan. Jika Anda memiliki arsip untuk tiga bank berbeda di tiga lokasi berbeda, dan masing-masing bank disebut “First United Bank and Trust”, Anda dapat mengurutkannya menurut abjad dalam urutan “First United Bank and Trust (Georgia)”, “First United Bank dan Trust (Oklahoma),” dan “First United Bank and Trust (South Dakota).”
- Demikian juga, jika Anda memiliki item untuk dua beruang atau jenis beruang yang berbeda, Anda akan membedakannya lebih lanjut, berdasarkan spesies, lokasi geografis, dll. Misalnya, Anda mungkin memiliki file tentang "Beruang, Coklat" dan "Beruang, Grizzly" (dalam urutan itu), atau file di "Beruang (Eropa)" dan "Beruang (Amerika Utara)" (dalam urutan itu).
Langkah 9. Publikasikan pengecualian dan aturan khusus
Pastikan bahwa setiap orang yang menggunakan file Anda mengetahui tentang pengecualian terhadap pedoman standar yang diperhitungkan dalam sistem pengarsipan Anda. Ini akan membantu memastikan bahwa setiap orang dapat menggunakan sistem pengarsipan dengan benar dan efisien.
